Purchase Order là một công cụ quan trọng giúp quản lý mua hàng, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Trong bài viết này, Phần mềm ERP ROSY sẽ đề cập đến mọi khía cạnh của Purchase Order, từ cách tạo đến cách sử dụng hiệu quả trong doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu và khám phá tất cả về PO để nắm vững công cụ này và áp dụng trong chiến lược kinh doanh của bạn!
Purchase Order (PO) là thuật ngữ dùng để nói về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu chính thức được tạo ra bởi một tổ chức hoặc cá nhân để đặt hàng mua hàng từ một nhà cung cấp cụ thể.
PO thường được coi là một bước quan trọng trong quy trình mua hàng của một tổ chức, giúp xác định rõ ràng các yêu cầu mua hàng, tạo điều kiện cho việc kiểm soát chi phí và hàng tồn kho, đồng thời tạo ra một bản ghi hợp pháp về giao dịch mua bán giữa hai bên.
Mục tiêu của Purchase Order (PO) là xác định các dịch vụ và yếu tố cần thiết để làm cho quá trình giao dịch hàng ngày trở nên dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp hiện nay thường tin tưởng và sử dụng PO vì:
Người mua có thể sử dụng PO để truyền đạt ý định và lựa chọn của họ cho nhà cung cấp, đồng thời kiểm soát tốt hơn quá trình mua hàng và đối soát các khoản công nợ.
PO giúp bảo vệ người mua tránh khỏi các trường hợp người bán không thực hiện đơn hàng theo cam kết, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của người mua.
Trong trường hợp người mua không thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ, người bán được bảo vệ.
PO hỗ trợ quản lý các yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàng, cũng như sắp xếp hợp lý quy trình mua hàng phù hợp với tiêu chuẩn ngành.
Mỗi Purchase Order (PO) sẽ có các thông tin trình bày khác nhau, tùy thuộc vào người mua, người bán và từng tổ chức hoặc doanh nghiệp cụ thể.
Thông thường, một PO cơ bản thường bao gồm các yếu tố sau:
Number and date (số và ngày): Số và ngày của đơn hàng.
Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax (người mua, người bán): Thông tin liên lạc của cả người mua và người bán, bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại/fax.
Quantity (số lượng): Số lượng các sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt hàng.
Unit price (đơn giá): Giá của mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ.
Payment terms (điều kiện thanh toán): Điều kiện và thời hạn thanh toán, bao gồm cả các khoản chiết khấu (discount) hoặc hàng miễn phí (FOC).
Special instruction (hướng dẫn đặc biệt): Các hướng dẫn hoặc yêu cầu đặc biệt từ người mua.
Incoterms (điều kiện giao hàng): Các điều kiện về việc giao hàng và chịu chi phí vận chuyển.
Goods description/Commodity/Product (mô tả hàng hóa): Mô tả chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt hàng.
Total amount (tổng giá trị): Tổng giá trị của đơn hàng.
Specifications/Quality (đặc điểm kỹ thuật/chất lượng): Các thông số kỹ thuật hoặc yêu cầu về chất lượng của sản phẩm.
Signature (chữ ký): Chữ ký của người đại diện cho cả người mua và người bán để xác nhận việc đặt hàng.
Invoice, thường được gọi là hóa đơn bán hàng, là một chứng từ được sử dụng để ghi lại giao dịch mua/bán đã xảy ra và để thu tiền thanh toán sau khi các mặt hàng đã được xuất đi. Trong khi đó, Purchase Order (PO) là một tài liệu được tạo ra bởi người mua để đặt mua sản phẩm và dịch vụ từ người bán.
Các điểm khác biệt giữa PO và Invoice bao gồm:
Khi đặt mua sản phẩm và dịch vụ, người mua tạo đơn đặt hàng (PO). Trong khi đó, người bán tạo hóa đơn sau khi giao dịch mua/bán đã hoàn tất.
Người bán nhận được đơn đặt hàng và người mua nhận được hóa đơn.
Các PO thường yêu cầu làm rõ những điều khoản và điều kiện cụ thể trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn thường chỉ được sử dụng để xác nhận việc bán hàng và lưu giữ tài liệu cho thủ tục thanh toán.
Hóa đơn thường được tạo tự động và việc quản lý công nợ thường được xử lý thông qua phần mềm quản lý hóa đơn.
