Quản lý tiến độ là một trong những yếu tố quan trọng khi quản lý bất kỳ một dự án. Nó cho người quản trị biết được nhiệm vụ hoàn thành đúng thời hạn hay không, cùng với đó quản lý tiến độ còn góp phần sử dụng hiệu quả tài nguyên thời gian và tài chính của công ty.
Quản lý tiến độ là một trong những yếu tố quan trọng khi quản lý bất kỳ một dự án
Nếu bạn là nhà quản lý dự án đang gặp vấn đề trong việc quản lý tiến độ, mời bạn tham khảo bài viết dưới đây. Những lợi ích, các phương pháp quản lý và hướng giải quyết sẽ được đưa ra nhằm giúp bạn nhìn nhận chính xác tầm quan trọng của quản lý tiến độ và giúp bạn lựa chọn một phương pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Khi nhắc đến quản lý tiến độ, chắc chắn mọi người cho rằng công việc này chỉ liên quan đến sắp xếp thời gian cho hợp lý và đẩy nhanh mức độ hoàn thành deadline của nhân viên. Tuy nhiên, quản lý tiến độ còn đóng vai trò nhiều hơn thế. Nó không chỉ quản lý thời gian, quản lý nguồn tài nguyên mà còn giúp quản lý tài chính và chức năng báo cáo của doanh nghiệp.
Quản lý thời gian có liên quan đến quản lý tài nguyên? Nghe có vẻ rất vô lý nhưng chúng có mối tương quan qua lại. Các doanh nghiệp thường phải cân bằng những mong muốn của khách hàng với nguồn tài nguyên sẵn có nhằm chắc chắn rằng các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đạt chất lượng cao như đã cam kết. Vì thế, việc quản lý thời gian dự án có mối liên quan đến quản lý nguồn tài nguyên.
Quản lý tiến độ có phải là quản lý thời gian?
Quản lý tiến độ dự án góp phần quan trọng trong việc theo dõi và phân tích kết quả làm việc của doanh nghiệp. Những thông tin về quy trình triển khai, tình hình hoàn thành đúng deadline hay cần thêm thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ sẽ là dữ liệu quan trọng để đánh giá tính hiệu quả trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp đưa ra những chiến lược nhằm điều chỉnh cách thức quản lý hoặc xây dựng những kế hoạch mới trong tương lai.
Nếu bạn là người quản lý dự án trong một cơ quan tư vấn SEO, bạn cần lên kế hoạch công việc cho một tháng và phân công nhiệm vụ cho nhân viên. Khi cần cập nhật tiến độ, bạn chỉ cần hỏi các thành viên đang thực hiện công việc đến đâu. Phương pháp này vừa nhanh chóng và đơn giản nhưng có hiệu quả cao.
Excel là công cụ linh hoạt và sử dụng dễ dàng để ghi lại thời gian cho từng dự án hoặc từng nhiệm vụ riêng lẻ. Theo TechRepublic - Nhà quản lý cần tạo năm cột: Ngày, Thời gian bắt đầu Hoạt động, Thời gian kết thúc và Giờ làm việc. Mặc khác, bạn cũng có thể thêm các cột mới sao cho phù hợp với dự án bạn đang đảm nhận.
Excel là công cụ linh hoạt và sử dụng dễ dàng để ghi lại thời gian dự án và kế hoạch riêng lẻ
Nếu không muốn quản lý thời gian dự án theo phương pháp truyền thống, bạn có thể áp dụng những công cụ sẵn có như RescueTime hoặc Chrometa. Đây là những công cụ tích hợp trên điện thoại, tiện dụng mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, những ứng dụng này yêu cầu người dùng phải download và cài đặt, gây tốn dung lượng thiết bị.
Nếu bạn sử dụng các ứng dụng quản lý dự án như: Trello, Asana, Wrike, Podio, Wework,.. thì bạn dễ dàng theo dõi liền mạch thời gian dành cho từng nhiệm vụ. Quản lý tiến độ dự án dựa trên hình thức online có ưu điểm là đơn giản, nhanh chóng, linh hoạt và cập nhật tình hình đúng lúc. Không chỉ giúp quản lý dự án, quản lý phần mềm mà chúng còn hỗ trợ quản lý công việc cá nhân, giúp việc quản lý được toàn diện và hiệu quả.
Sử dụng nền tảng quản lý online
Quản lý tiến độ dự án có liên quan đến việc áp dụng công nghệ. Để quản lý dự án được hiệu quả, nhà lãnh đạo cần phải thành thạo các công cụ quản lý tiến độ công việc. Công tác chuẩn bị ban đầu sẽ gặp nhiều khó khăn nhưng mọi thứ sẽ đơn giản hơn hơn nếu nhà quản lý chọn đúng công cụ, tập trung giải thích lý do áp dụng và liên tục sử dụng sẽ thấy được sự thuận lợi, hiệu quả mà các công cụ mang lại.
