Hầu như các dự án phần mềm ERP cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam ngày càng được chú ý. Do đó, yêu cầu tùy chỉnh thường có trong các hệ thống dự án ERP, kể cả giải pháp ngoại lẫn nội, là do sự khác biệt giữa phần mềm và hoạt động của doanh nghiệp luôn rất lớn, nhất là các doanh nghiệp nhỏ.
Vậy tùy chỉnh phần mềm ERP như thế nào ?
Phần mềm ERP cho phép sửa đổi thì điều quan trọng là hai bên doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm cần hoạch định thời gian và kinh phí phát sinh khi tùy chỉnh. Việc chỉnh sửa cần căn cứ trên sự bàn bạc, thống nhất giữa hai bên sao cho không quá tùy tiện lạm dụng cơ chế “may đo” và phải đạt được hiệu quả cao nhất cho dự án. Cách làm thông thường là doanh nghiệp đưa ra yêu cầu của mình, mức độ chi tiết hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng diễn đạt và trình bày của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp chỉ đưa ra được yêu cầu tổng quan thì nhà cung cấp hoặc đơn vị tư vấn khảo sát sẽ chịu trách nhiệm lập bảng yêu cầu chi tiết. Doanh nghiệp có thể yêu cầu chỉnh sửa, cắt bớt một số yêu cầu hoặc có thể tách thành nhiều giai đoạn triển khai giúp chi phí của dự án giảm theo. Trước đó, doanh nghiệp nên xem xét kỹ khả năng sửa đổi của phần mềm, cũng như tham quan các mô hình ứng dụng tương tự mà nhà cung cấp đã thực hiện và để chắc chắn rằng giải pháp được chọn là phù hợp, tránh tình trạng may đo mới hoàn toàn không thể thực hiện được.
Chọn một phần mềm ERP có sẵn phù hợp với doanh nghiệp
Việc lựa chọn một phần mềm ERP có sẵn hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp về cả ngành nghề kinh doanh, mô hình tổ chức, quy mô doanh nghiệp, hệ thống quản lý đang có … là điều gần như không tưởng. Nếu như việc lựa chọn này dễ dàng thì các dự án triển khai ERP chỉ là “cài đặt và chạy ngay” mà không cần chỉnh sửa hoặc thay đổi doanh nghiệp. Nhưng điều này lại hoàn toàn mâu thuẫn với thực tế chúng ta vẫn đang thấy là các dự án triển khai ERP thường kéo dài, nan giải và chi phí rất cao.
Để giải quyết sự “không phù hợp” đó, thì doanh nghiệp thay đổi theo phần mềm, hoặc phần mềm thay đổi theo doanh nghiệp. Do đó, việc thay đổi các yếu tố trong phần mềm phụ thuộc chủ yếu ở sự cho phép về mặt kỹ thuật hệ thống của phần mềm, nói khác đi là khả năng tùy chỉnh của mỗi giải pháp phần mềm.
Nếu trường hợp ý tưởng phát triển ban đầu của phần mềm đã được ấn định ở trạng thái tĩnh, nghĩa là hạn chế tối đa quyền chỉnh sửa, đổi mới thì rất khó tùy chỉnh. Hoặc do nhà cung cấp chỉ là đơn vị triển khai thuê nên không có quyền sửa đổi và nếu có thể sửa đổi thì doanh nghiệp sẽ phải trả chi phí cao hơn rất nhiều. Với các trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải thỏa hiệp theo phần mềm mà không được quyền yêu cầu ngược lại. Khi sự không phù hợp quá lớn và doanh nghiệp không thể chấp nhận làm theo phần mềm thì dự án đương nhiên sẽ thất bại.
