ERP là viết tắt của từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Có thể nói một cách ngắn gọn, ERP chính là Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp.
Khi Doanh Nghiệp sử dụng ứng dụng phần mềm ERP thì năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh và chính xác hơn. Doanh Nghiệp sẽ có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận … đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công … vừa đủ để sản xuất.
Các thông tin của Doanh Nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của Doanh Nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của Doanh Nghiệp.
80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết tất cả các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm. Do đó, khi triển khai ứng dụng phần mềm ERP phức tạp cho các DN lớn, chúng ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam.
Phần mềm ERP không đơn thuần là công nghệ. Nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp. Sử dụng ERP quốc tế là sử dụng kinh nghiệm quản lý hàng trăm năm của nhân loại. Do đó, các doanh nghiệp nên sử dụng những phần mềm ERP quốc tế, sẽ có tính hiệu quả cao hơn.
Để thiết kế được một phần mềm ERP chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có rất nhiều chuyên gia quản lý xuất sắc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, đồng thời cũng cần nhiều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện.
Tùy từng quy mô của Doanh Nghiệp mà lựa chọn phần mềm phù hợp. Với những Doanh Nghiệp nhỏ, có thể chọn các phần mềm ERP do các công ty Việt Nam viết. Nhưng, các ERP nội địa hầu hết chưa có module sản xuất; sự liên kết giữa các module chưa hoàn toàn tốt, tác giả của các ERP nội địa phần lớn đều là những kỹ sư tin học, trong khi thực chất ERP là quy trình, là quản trị, vì thế họ không lường hết các tình huống quản lý có thể xảy ra.
Phần lớn các công ty Việt Nam quan tâm đến triển khai ERP hiện nay đều là những công ty lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên. Chính vì thế họ quan tâm đến các giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracle. Đây là hai giải pháp có thị phần lớn nhất thế giới. Trước đây, SAP và Oracle chỉ chú ý đến những khách hàng lớn. Nhưng hiện nay, họ đã quan tâm cả đến những Doanh Nghiệp nhỏ với các giải pháp phù hợp có giá cạnh tranh.
Có nhiều nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng ERP ở Việt Nam chưa phổ biến. Công tác giới thiệu, tuyên truyền cần thiết cho ứng dụng ERP trong Doanh Nghiệp chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo không có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này. Kinh phí đầu tư triển khai phần mềm ERP tương đối lớn, khiến cho nhiều Doanh Nghiệp cân nhắc. Một số Doanh Nghiệp đi đầu trong việc triển khai ERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong muốn, nên đã tạo ra tâm lý hoài nghi cho những Doanh Nghiệp khác.
Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để Doanh Nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp Doanh Nghiệp tiếp cận tốt với các tiêu chuẩn quốc tế hơn. Tuy nhiên, để ứng dụng tốt phần mềm ERP không phải dễ, cần phải có nhiều điều kiện để ứng dụng có thể thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo Doanh Nghiệp, cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai, lựa chọn giải pháp thích hợp .....
