Trong những năm trở lại đây, số hóa đang trở thành xu hướng phát triển mới của các doanh nghiệp. Vậy số hóa là gì? Các hình thức số hóa phổ biến hiện nay là gì? Cùng tìm hiểu rõ hơn với bài viết dưới đây.
Số hóa là gì mô tả quá trình chuyển đổi thông tin thông thường và các quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số. Trong đó, thông tin được tổ chức thành dạng thức các bit và byte.
Quá trình này không thay đổi dữ liệu mà chỉ mã hóa chúng theo định dạng kỹ thuật số. Ví dụ, doanh nghiệp có thể thực hiện số hóa tài liệu dạng giấy thành các các dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp.
Số hóa đang dần chứng minh được tầm quan trọng của nó trong việc lưu trữ, xử lý và truyền tải dữ liệu. Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số có thể dễ dàng chia sẻ và truy cập nhanh hơn. Nó cũng cho phép người dùng truyền thông tin đi vô thời hạn nhưng vẫn được bảo mật nghiêm ngặt và không bị mất mát qua thời gian.
Số hóa cung cấp những điều kiện thuận lợi để một tổ chức thực hiện mọi công việc nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Số hóa mang lại nhiều lợi ích, hiệu quả khi dữ liệu số hóa chính là nền tảng để tự động hóa các quy trình. Từ đó, doanh nghiệp sở hữu khả năng truy cập nhanh, tạo ra lợi nhuận và có nhiều cơ hội phát triển hơn.
Trước đây, mỗi công ty thường có kho tài liệu khổng lồ và đa dạng được lưu trữ theo văn bản hoặc qua nhiều phần mềm đơn giản. Cách làm trên khiến nhân viên mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm thông tin.
Nhưng tài liệu số hóa sẽ cải thiện tình trạng này một cách tối ưu. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã tìm kiếm, kiểm tra và trích xuất tài liệu nhanh chóng. Khi đó, nhân sự sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý các công việc quan trọng khác.
Đầu tư vào in ấn, giấy tờ, máy móc, mực in… đều là những khoản chi phí khổng lồ mỗi tháng cho riêng việc lưu trữ dữ liệu. Giờ đây, nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm khoản ngân sách đó thì cần ứng dụng công nghệ số hóa.
Việc lưu trữ dữ liệu đố không chỉ tiện dụng mà còn giảm thiểu gánh nặng cho doanh nghiệp. Từ đó, người quản lý có thêm nguồn lực để đầu tư phát triển.
Số hóa tài liệu cho phép các cấp trên quản lý thông tin kinh doanh dễ dàng hơn. Nó cho phép doanh nghiệp hạn chế quyền truy cập người xem. Những tài liệu, công việc cơ mật chỉ được xem xét, kiểm tra bởi những người có quyền hạn và đúng chức năng.
Những thông tin được lưu trữ trên tài liệu giấy thường rất dễ quá tải theo thời gian. Thậm chí, nhân viên còn đối mặt với tình trạng làm hỏng hay đánh mất giấy tờ quan trọng. Chuyển sang hình thức số hóa giúp nguồn tài liệu của bạn được giữ một cách cẩn thận và an toàn hơn.
Hiện nay, có 2 hình thức số hóa hóa chính thức là : số hóa tài liệu (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization).
Đây là phương pháp số hóa chuyển đổi dữ liệu từ dạng hay vật lý sang dạng kỹ thuật số. Sau đó, hệ thống máy tính sẽ tiếp nhận thông tin, xử lý và sử dụng chúng theo các mục đích khác nhau.
Mọi dạng dữ liệu thông thường như: văn bản, hình ảnh, âm thanh… đều có thể số hóa và được hiển thị bởi máy tính. Giải pháp này đáp ứng nhu cầu về dữ liệu, hỗ trợ mọi người trong quá trình tìm kiếm, kiểm tra các dạng dữ liệu khác nhau.
Nếu bạn đang tìm hiểu số hóa là gì thì chắc chắn không thể bỏ qua hình thức số hóa quy trình. Dựa trên nền tảng về số hóa dữ liệu, số hóa quy trình là quá trình cải tiến và thay đổi quá trình vận hành, quy trình làm việc.
Việc này giúp công ty tăng năng suất, tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, số hóa quy trình chỉ làm biến đổi hình thức về quy trình kinh doanh. Nó không làm biến đổi quy trình hoạt động kinh doanh của các tổ chức.
