Bộ phận Nhân sự thường sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của các nhân sự của doanh nghiệp trong quá trình làm việc. Trước đây, thì những tệp này thường được lưu giữ trên giấy, hay còn gọi là bản “cứng”. Và đó chính là lý do tại sao phải cần một không gian lớn để chứa tất cả tài liệu đó của nhân viên.
Trên thực tế, hiện nay vẫn còn nhiều công ty, doanh nghiệp chưa số hóa hồ sơ nhân sự, lưu giữ tài liệu trên giấy với lý do hồ sơ giấy sẽ có nhiều thẩm quyền hơn tệp kỹ thuật số.
Số hóa hồ sơ nhân sự
Vậy thì số hóa hồ sơ nhân sự là gì? Lợi ích của số hóa hồ sơ nhân sự đem lại lợi ích nào cho doanh nghiệp? Hãy cùng ROSY tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Số hóa hồ sơ nhân sự chính là quá trình lưu trữ dữ liệu của nhân viên công ty trên cơ sở dữ liệu kỹ thuật số để truy cập 1 cách dễ dàng và nhanh chóng. Nó được thực hiện bằng phần mềm, và tích hợp ghi lại tất cả thông tin trên một nền tảng duy nhất và được sắp xếp tự động. Bản chất của việc số hóa hồ sơ chính là chuyển dữ liệu truyền thống thành dạng dữ liệu số.
Số hóa hồ sơ nhân sự
Số hóa hồ sơ nhân sự
Nhờ số hóa, quy trình tìm kiếm dữ liệu hồ sơ sẽ chuyển từ thủ công sang tự động hóa, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình quản lý. Việc thực hiện số hóa hồ sơ nhân sự sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp khả năng quản lý nhân sự và tìm kiếm nâng cao hồ sơ lao động của nhân viên. Bằng cách này, giúp bộ phận nhân sự có thể tùy chỉnh các dữ liệu tìm kiếm, tạo bộ lọc liên kết với từng loại tài liệu.
Khi việc số hóa hồ sơ nhân sự được thực hiện, việc đầu tư vào giấy, máy in và các yếu tố cần thiết khác cho các văn bản cứng sẽ được giảm đến mức tối thiểu, giúp giảm bớt áp lực tài chính cho các công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra còn giúp loại bỏ được chi phí vận hành, chi phí lưu trữ bảo quản, nhân sự cho kho giấy tờ trong nội bộ, số hóa hồ sơ nhân sự còn giúp doanh nghiệp tối ưu về doanh thu, giúp gia tăng không gian dùng để sản xuất, kinh doanh hiệu quả.
Đây là một trong những ưu thế lớn nhất của việc số hóa hồ sơ nhân sự vì đây chính là một công cụ quản lý trên đám mây thông qua, vì vậy tất cả các thông tin của nhân viên sẽ được an toàn với bất kỳ máy tính nào, cũng như an toàn với các hệ thống nào mà doanh nghiệp sử dụng. Trên nền tảng web hay phần mềm nhân sự đều có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý nhân sự online, mọi lúc mọi nơi.
