Sơ đồ Gantt là được nhiều khách hàng biết đến với chức năng lập kế hoạch và hữu ích trong việc quản lý dự án. Trên thị trường hiện có nhiều phương pháp lập kế hoạch khác nhau, nhưng cách vẽ sơ đồ Gantt và theo dõi sơ đồ Gantt luôn là phương pháp được nhiều người sử dụng nhất. Vậy sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch có những lợi ích gì? Mời bạn đọc cùng ROSY tìm hiểu bài viết dưới đây!
Sơ đồ Gantt - Tiêu chí cơ bản và ứng dụng trong doanh nghiệp
Sơ đồ Gantt là sơ đồ có 2 trục tung biểu thị công việc và trục hoành biểu thị thời gian thực hiện công việc. Sơ đồ Gantt được sử dụng để trình bày công việc, sự kiện vào bàng kế hoạch với đầy đủ thời gian thực hiện. Dựa vào sơ đồ Gantt hoàn chỉnh bạn dễ dàng hiểu rõ thông tin về từng đầu mục công việc và thời gian thực hiện chúng. Vì thế sơ đồ này được ứng dụng rất nhiều người ứng dụng nhằm giúp quản trị tiến độ công việc hoặc thực hiện các dự án hiện tại.
Những tiêu chí cơ bản của sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt thường hiển thị những tiêu chí như sau:
– Task list: Liệt kê những đầu mục công việc cần thực hiện.
– Timeline: Tổng thời gian thực hiện được phân ra từng khoảng thời gian quan trọng.
– Bars: Hình ảnh hiển thị dự án tương ứng với từng mốc thời gian.
– Milestones: Liệt kê những sự kiện, thời gian/ cột mốc dự án quan trọng
– Progress: Tiến trình
– Dependencies: Thể hiện sự liên kết giữa các nhiệm vụ trong dự án thống nhất một trật tự.
– Resource assigned: Trình bày cá nhân, nhóm phụ trách hoàn thành công việc đúng deadline, tiến độ dự án.
Sơ đồ Gantt được sử dụng và có hiệu quả nhất khi doanh nghiệp cần ước tính khối lượng công việc và khoảng thời gian thực hiện. Vì các thông số hiển thị trên sơ đồ Gantt chỉ là các đầu mục công việc được liệt kê theo thứ tự cùng với thời gian cần hoàn thành, thông thường là theo ngày hoặc tuần.
Khi tính toán thời gian làm việc chính xác và theo dõi thời gian tham gia của nhân viên cũng gặp một số khó khăn. Dĩ nhiên người quản lý khi nhìn vào sơ đồ Gantt có thể nắm được thông số người thực hiện công việc và làm trong bao lâu. Vì thế, sơ đồ Gantt sẽ là công cụ tối ưu khi quản lý những thông tin đơn giản và tổng quan.
Sơ đồ Gantt được sử dụng và có hiệu quả nhất khi doanh nghiệp cần ước tính khối lượng công việc và khoảng thời gian thực hiện
Khi sử dụng sơ đồ Gantt vào việc lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc tồn tại nhiều nhược điểm có thể kể đến như sau:
Đầu tiên, sơ đồ Gantt sẽ thật hiệu quả khi được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ, vì sơ đồ thường chỉ biểu thị 1 trang. Nếu có quá nhiều thông tin tác vụ thì biểu đồ sẽ kéo dài sang trang khác. Điều này gây trở ngại cho việc xem tổng quan dự án. Cùng với đó, việc lên sơ đồ sẽ khả thi với các dự án có nhiều đầu mục công việc hoặc nhiều nhân sự tham gia.
Những nhược điểm doanh nghiệp của sơ đồ Gantt
Thứ hai, cấu trúc của sơ đồ gantt là cố định. Mặc dù có thể điều chỉnh các thông số trên sơ đồ nhưng tỷ lệ thay đổi không nhiều. Nếu biểu thị sơ đồ gặp lỗi tại một điểm thì quản lý sẽ phải vẽ lại toàn bộ sơ đồ hoặc xảy ra những sự cố về thời gian. Điều này xảy ra, gây thiệt hại về kinh tế với doanh nghiệp.
Bài viết trên ROSY đã mang đến những thông tin cơ bản về sơ đồ Gantt trong. Qua đó ta thấy được sơ đồ Gantt giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan khi theo dõi một dự án hay một kế hoạch.Mặc dù vậy, nó chỉ phù hợp với những công việc đơn giản mang tính cá nhân. Hoặc một dự án nhỏ có ít nhân viên tham gia.
Tham khảo thêm nhiều bài viết hay của ROSY tại: https://rosysoft.vn/
