Ngày nay, feedback của khách hàng là điều cực kỳ quan trọng. Để nhận được đánh giá tốt từ khách hàng thì cửa hàng cần quản lý tốt từ khâu bán hàng, đóng gói, vận chuyển và chăm sóc khách hàng. Đây là những bước cơ bản trong một quy trình quản lý đơn hàng. Bài viết dưới đây, ROSY sẽ chia sẻ quy trình quản lý đơn hàng chuyên nghiệp có thể áp dụng với nhiều mô hình kinh doanh. Cùng với đó, trình bày về phần mềm quản lý đơn hàng ROSY ERP thông minh, tiện ích giúp doanh nghiệp vận hành quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu, chuẩn xác nhất
Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu
Tùy vào quy mô bán hàng của doanh nghiệp mà việc tiếp nhận đơn hàng sẽ được phân chia theo nhiều cách thức khác nhau. Những cách tiếp nhận đơn hàng cơ bản như sau:
Đơn hàng đặt trước: Là đơn đặt hàng có các sản phẩm sắp được ra mắt trên thị trường. Với những đơn hàng này người mua thường sẽ phải đặt cọc trước. Vì thế doanh nghiệp cần phải thiết kế chế độ quản lý đơn hàng riêng.
Đơn hàng đặt online: Là đơn hàng doanh nghiệp nhận được trên các sàn thương mại điện tử như website bán hàng, Shopee, Tiki, Lazada, Sendo,…Với những đơn hàng này doanh nghiệp cần thêm bước lọc đơn ảo trước thực hiện các bước tiếp theo.
Đơn hàng của đại lý: Đại lý phân phối khi hết hàng yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm hàng hóa. Lúc này doanh nghiệp cần xử lý nhanh chóng và gửi hàng kịp thời cho các đại lý bán hàng.
Đơn hàng của khách hàng lẻ: Với những đơn hàng mua trực tiếp tại cửa hàng sẽ tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian giao hàng. Tuy nhiên, bước chăm sóc khách hàng trước và sau khi mua cần được thực hiện bài bản và chuyên nghiệp hơn.
Xử lý yêu cầu đặt hàng được xem là một trong những bước quan trọng trong toàn quy trình đơn hàng, được luân chuyển từ người bán giao đến cho người mua. Nếu khâu xử lý đơn hàng sai thì toàn bộ các bước sau trong quy trình bán hàng sẽ bị lỗi. Xử lý yêu cầu đặt hàng sẽ gồm công đoạn: lấy hàng -> đóng gói hàng hóa -> vận chuyển.
Lấy hàng: Cần khách hàng lấy đúng sản phẩm mà khách yêu cầu chính xác từng mẫu mã, chủng loại và màu sắc. Có rất nhiều cách vận chuyển hàng từ kho như: Lấy theo nhóm, lấy từng sản phẩm hoặc lấy theo khu vực đã được sắp xếp.
Đóng gói hàng hóa: Tùy vào đặc thù của sản phẩm mà các công đoạn đóng gói hàng sẽ khác nhau , thế nhưng điều kiện bắt buộc đó là không được ảnh hưởng đến mẫu mã, hình thức sản phẩm. Quy trình đóng gói gồm các công đoạn như: Lựa chọn vật liệu bao bì đóng gói, thực hiện đóng gói, sau đó dán nhãn thông tin nhận hàng vào hàng.
Giao hàng: Doanh nghiệp có thể tự giao hàng cho khách hoặc liên kết các dịch vụ giao hàng để đáp ứng yêu cầu giao nhanh và không ảnh hưởng đến sản phẩm của khách hàng. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn đơn vị vận chuyển có thể theo dõi chính xác hàng trình đơn hàng di chuyển để tránh bị thất lạc hàng hóa.
Bước cuối của quy trình quản lý đơn hàng là chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc và các vấn đề phát sinh sau khi nhận hàng. Những vấn đề phát sinh thường gặp như: Khách muốn trả hàng, sản phẩm giao bị lỗi, giao chậm, không đúng mẫu, thiếu hàng, khách phàn nàn về quá trình mua hàng. Để mang lại cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất, tăng sự tin tưởng của họ thì bạn cần có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt.
Một quy trình xử lý bán hàng đúng đắn sẽ giúp quá trình bán hàng hiệu quả và tăng độ uy tín cho doanh nghiệp hơn. Tuy nhiên, nếu việc quản lý đơn hàng chỉ được quản lý bởi một cá nhân nào đó thì chưa thật sự hiệu quả. Con người sẽ dễ xảy ra sai sót do thiếu tập trung hoặc những yếu tố khác, còn máy móc thì không. Việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng là điều cần thiết và nên ứng dụng ngay.
Phần mềm quản lý đơn hàng ERP ROSY - Giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp
Phần mềm quản lý đơn hàng giúp sắp xếp và tự động hóa các quy trình bán hàng để đơn hàng được hoàn thành đúng thời gian những vẫn đảm bảo được chất lượng mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất.
Phần mềm quản lý đơn hàng ROSY ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và giám sát toàn bộ quá trình đơn hàng vận chuyển từ doanh nghiệp đến khách hàng. Nhờ hệ thống thông tin được lưu trữ tập trung trên phần mềm, nhờ đó mà việc quản lý các thông tin về yêu cầu đặt hàng, quản lý hàng hóa tồn kho, xuất phiếu đóng gói, lập danh sách hàng hóa, quản lý trạng thái vận chuyển và thanh toán đơn hàng. Tất cả dữ liệu liên quan đến đơn hàng và khách hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật để mọi thông tin luôn đảm bảo rõ ràng và chính xác nhất.
