1. Tính dễ sử dụng
Cần lưu ý đến tính dễ thao tác trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện dành cho người dùng được thiết kế theo cách dễ thao tác trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người dùng.
Các phần mềm trong nước thường có lợi thế về mặt này do chúng đơn giản và có giao diện bằng tiếng việt và các phần mềm kế toán thường được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam. Tuy nhiên, người dùng nên biết rằng yếu tố thân thiện thường đ nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn.
2. Cảnh báo
Phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh như việc nhập sai dữ liệu, hoặc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ. Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép.
3. Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ
Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của có các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn. Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng của các tài liệu rất thấp và rủi ro lớn khi các nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng và làm cho người dùng nản lòng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm do nội bộ công ty thiết kế.
4. Tài liệu dành cho người dùng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người dùng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu hết các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người dùng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm:
- Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp.
- Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thông tin về cấu hình của phần cứng.
- Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót.
- Sách tra cứu: liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó.
- Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố.
5. Bản địa hoá
Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và việc đó là một vấn đề khó khăn cho một số Doanh nghiệp. Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước là hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các quy định của Việt nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.
Mặc dù có ý kiến cho rằng một số phần mềm ERP nước ngoài không thể bản địa hóa và điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) nhưng các công ty bán các phần mềm này đã bác bỏ ý kiến trên và cho rằng điều đó là hoàn toàn có thể dù rằng cần có nhiều nỗ lực để điều chỉnh thiết kế hệ thống ERP nước ngoài cho phù hợp với yêu cầu trong nước. Ngoài ra, đối với các phần mềm trong nước, khả năng tự động tạo các báo cáo giống như các mẫu của hệ thống kế toán Việt Nam có thể sẽ dễ dàng hơn.
6. Chức năng đa ngôn ngữ
Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt, chẳng hạn như tiếng Anh, Hoa và Nhật.
7. Chế độ đa nhiệm
Người dùng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Ví dụ như một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa sổ, màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu.
