Lựa chọn 1 phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hiện nay trong thời kỳ phát triển và hội nhập kinh tế, hầu hết các doanh nghiệp đều đang có bước chuyển mình theo phong cách quản lý riêng, chuyên nghiệp hơn. Và 1 trong những bước chuyển mình đó là lựa chọn đúng phần mềm quản lý kho. Đó là một trong những khâu tất yếu, chuẩn bị tốt cho việc nâng cao hiệu quả của năng suất hoạt động thường ngày của doanh nghiệp.

Lựa chọn phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả

Khái niệm hàng tồn kho

Căn cứ vào Hệ thống chuẩn mực của Kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho:

Hàng tồn kho là bao gồm những tài sản như sau:

• Được giữ để bán trong các kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
• Đang trong quá trình được sản xuất, hoặc kinh doanh dở dang;
• Công cụ, nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Hàng tồn kho bao gồm:

• Hàng hóa thu mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng đã mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa đang gửi đi gia công chế biến;
• Thành phẩm hàng tồn kho và thành phẩm hàng gửi đi bán;
• Sản phẩm hiện đang dở dang: Sản phẩm chưa được hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
• Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, hàng gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
• Chi phí dịch vụ còn đang dở dang.

Tóm lại, hàng tồn kho (hay hàng lưu kho) nó là tất cả những nguồn lực dự trữ của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai trong doanh nghiệp.

Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho (hay cách quản lý hàng tồn kho) đó là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, hay kiểm soát và cấp phát các vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, nhằm đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.

Quản trị hàng tồn kho tại công ty nó chính là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển của hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất hàng hóa đến phân phối hàng hóa.

Mục đích của quản trị hàng tồn kho có 2 mục đích như sau:

1. Đảm bảo hàng tồn kho luôn sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho thì đều có sự tốn kém trong tổ chức điều hành, ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất và kinh doanh.

2. Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho chính là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho.

Quy trình để quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho là một trong các tài sản có giá trị lớn đối với doanh nghiệp. Thông thường, tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý thường là chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản. Vì vậy,để việc kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cấp bách và cần thiết, chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.

Phương pháp để quản lý hàng tồn kho được hiệu quả là quản lý cả về số lượng và quản lí giá trị hàng hóa thì cùng xem 4 điều sau đây.

Thứ 1: Quản lý hàng hóa bằng mã vạch

Đối với quy trình của quản lý hàng tồn kho, bước đầu tiên cần phải xét tới là phân loại và sắp xếp hàng hóa. Sử dụng hệ thống mã vạch chính là giải pháp hiệu quả để quản lý hàng hóa (ví dụ: BB1, BB2…). quản lý hàng hóa bằng mã vạch điều này không chỉ giúp quá trình bán hàng nhanh chóng mà còn có lợi ích rất lớn cho quy trình kiểm đếm cũng vô cùng thuận tiện, tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

Sau khi được phân loại và đặt tên hàng hóa bằng mã vạch, hàng hóa phải được sắp xếp khoa học theo các nhóm mà đã phân loại, tạo thuận lợi cho việc kiểm hàng cũng như lấy hàng, tiết kiệm diện tích và chi phí lưu kho.

Thứ 2: Kiểm kho thường xuyên

Kiểm kho là việc cần thực hiện mỗi ngày để kiểm tra số lượng tồn kho thực tế là bao nhiêu, có khớp với số liệu ghi chép hay không. Trường hợp nếu có sự chênh lệch thì do nguyên nhân nào, do nhầm lẫn về số liệu ở đâu, hay do thất thoát, gian lận…

Việc kiểm kho định kỳ sẽ giúp cho người quản lý phát hiện ra hàng hóa hư hỏng, hay cần thanh lý sớm… hoặc kịp thời triển khai các chương trình như giảm giá, khuyến mại hay cách để thu hồi vốn.

Thứ 3: Quản lý hàng hóa xuất – nhập – tồn

Tồn kho được tính bằng nhập kho trừ xuất kho. Để nắm được số lượng hàng tồn kho chính xác, thì cần kiểm soát được quá trình nhập hàng và quá trình xuất hàng, khi có sự chênh lệch tồn thực tế thì nguyên nhân sẽ là do sai sót ở quá trình nhập hàng, hoặc xuất hàng.

Thứ 4: Hướng dẫn, đảm bảo cho nhân viên làm việc đúng quy trình

Một nhà quản lý thông minh họ sẽ hướng dẫn và đảm bảo răng nhân viên của mình thực hiện nghiêm túc về các quy trình về quản lý kho hơn là việc nhân viên đó cố gắng để tìm ra sai lệch.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho được gợi ý là một trong những công cụ hỗ trợ quản trị hàng tồn kho hiệu quả nhất và giúp nhà quản lý giải quyết được các yêu cầu:

• Quản lý hàng nhập kho theo các dạng mặt hàng, theo nhà cung cấp, theo dạng nhập
• Quản lý hàng hóa xuất kho theo mặt hàng, theo đối tượng nhận, theo dạng xuất
• Quản lý hàng tồn kho theo số lượng, giá trị và giá của từng mặt hàng...

Ngoài ra, tùy vào đặc thù riêng của từng doanh nghiệp có thể có các yêu cầu bổ sung quản lý khác nhau như: Quản lý hàng theo lô; Quản lý hàng theo chu kỳ hạn sử dụng; Quản lý hàng theo vị trí, lô, kệ; Quản lý hàng theo đơn vị tính; Quản lý hàng tồn kho số lượng tối thiểu và tối đa; Quản lý hàng tồn kho tính theo bộ (BOM), công thức sản xuất...

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần 1 phần mềm hỗ trợ việc đó thì ROSY là 1 lựa chọn tuyệt với trợ giúp doanh nghiệp của bạn, kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, quản lý hàng hóa tồn kho…tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập hàng/ xuất hàng, vật tư, trong sản xuất và lưu thông..

Ngoài kiểm kho hàng hóa ROSY còn có nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp của bạn như:

Tính năng nổi bật của ERP ROSY

Phần mềm ERP ROSY có tính năng nổi bật:

• Chức năng tự động cập nhật những tính năng mới hàng tháng.
• Thiết kế giao diện dễ nhìn thân thiện, gọn nhẹ giúp thao tác nhập liệu đơn giản & nhanh chóng.
• Bảo mật theo cấu trúc Client – Server. Hệ thống chạy rất tốt trên các môi trường LAN – WAN – VPN
• Phân quyền cho người sử dụng trên từng nhóm người dùng hoặc trên từng người dùng cụ thể, quản lý nhật ký . Thêm, sửa, xóa thao tác trên chứng từ của từng User.
• Danh mục được thiết kế theo dạng cây đơn giản, dễ thao tác.
• Tích hợp sẵn 3 ngôn ngữ thông dụng: Anh – Việt - Hoa, việc tùy biến ngôn ngữ dễ dàng, linh hoạt.
• Quản lý được nhiều bộ số liệu trên cùng một chương trình.
• Đánh giá CLTG theo đích danh hóa đơn khi thanh toán hoặc đánh giá theo phương pháp bình quân cuối tháng cho những tài khoản gốc ngoại tệ.
• Cho phép người dùng sử dụng cùng lúc làm việc được trên nhiều phân hệ chức năng – tính đa nhiệm cao.
• Quản lý trạng thái hoạt động của chứng từ: Lập chứng từ - Chờ duyệt – Duyệt
• Cơ chế truy xuất ngược(Drill Down) để việc truy xuất tìm lại chứng từ gốc một cách dễ dàng, nhanh chóng khi đang đứng tại báo cáo
• Tính kế thừa: cho phép kế thừa các dữ liệu giữa các chứng từ với nhau: Phiếu kế toán – Kế thừa Phiếu Thu/ Phiếu Chi, Phiếu Nhập Mua – Kế thừa (SO), và Hóa đơn – Kế thừa PO, và nhiều hơn thế nữa.
• Import dữ liệu từ Excel: Cho phép người dùng có thể Download file mẫu lưu trữ trên chương trình và import vào phần mềm toàn bộ chứng từ hoặc danh mục.
• Cho phép sao chép định mức, copy dòng dữ liệu…...
• Filter dữ liệu kế thừa các tiện ích ở Excel trong việc lọc, filter dữ liệu.
• Chức năng truy vấn dữ liệu khi nhập: Filter tìm nhanh đến một ký tự trong Danh Mục, chọn và Enter nhập liệu, đây là tiện ích mới, giúp việc tương tác giữa người dùng và công cụ phần mềm được trực quan hơn và kiểm soát dữ liệu ngay từ thao tác ban đầu.
• Danh mục Nghiệp vụ: xây dựng toàn bộ nghiệp vụ để phù hợp với thực tế quản lý tại Doanh Nghiệp theo quy tắc, giúp người dùng có thể nhập liệu nhanh và giúp kiểm soát được sai sót của người dùng trong quá trình nhập liệu.

Mục tiêu:

• Giải pháp phần mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp.
• Đáp ứng được mọi loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Công cụ giám sát, điều hành doanh nghiệp linh động.
• Phân tích, xử lý và cung cấp thông tin cực kỳ nhanh chóng và chính xác.
• Tiết kiệm được chi phí tối ưu hóa nguồn lực
• Giảm thiểu bớt công việc thủ công
• Tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, nâng cao tầm nhìn doanh nghiệp

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích được cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cần tư vấn hãy liên hệ ROSY ngay nhé!