Văn phòng không giấy (tiếng anh là paperless office) là một môi trường làm việc sẽ hạn chế việc sử dụng giấy và thay vào đó sẽ sử dụng chủ yếu các tài liệu kỹ thuật số. Quá trình chuyển đổi từ những tệp giấy thành các tệp điện tử và được gọi là số hóa.
Ý tưởng về một văn phòng không cần giấy tờ đã tồn tại khá lâu kể từ khi máy tính cá nhân trở thành công cụ, cơ sở của nơi làm việc hiện đại. Mặc dù sự phổ biến rộng rãi của tài liệu điện tử và email, nhưng hầu hết các tổ chức vẫn dựa vào tài liệu giấy. Có rất nhiều lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng không cần giấy tờ, ví dụ như tiết kiệm tài nguyên đến tăng cường bảo mật. Tuy nhiên, việc từ tài liệu phát tại các cuộc họp và tài liệu giới thiệu nhân sự hay các biên lai, nhiều quy trình kinh doanh vẫn xoay quanh giấy tờ.
Văn phòng không giấy
Tiết kiệm thời gian
Thay vì thời gian làm giấy tờ cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu và giấy tờ liên quan thì thời gian đó có thể được dành cho công việc khác hiệu quả hơn. Tài liệu số hóa được lưu trữ vào trong một kho lưu trữ trung tâm, về cơ bản thì nó là một tủ hồ sơ kỹ thuật số được tổ chức tốt, và nó là nơi chứa tất cả tài liệu của bạn.
Nhân viên có thể tìm thấy các tệp tin chỉ bằng một nút bấm, nó nhanh hơn nhiều so với quá trình thủ công, và tốn công tìm kiếm một tệp cụ thể trong một thư mục đã bị chôn vùi. Nhân viên có thể sử dụng thời gian tìm kiếm đó để làm thêm cho các dự án để tạo ra doanh thu.
Trong văn phòng giấy tờ và tủ hồ sơ chiếm khá nhiều không gian làm việc, giá sách cũng cồng kềnh. Tệ hơn nữa, đó là giấy cứ chồng chất lên nhau, thường tích tụ nhanh hơn mức có thể được sắp xếp và tổ chức. Điều này đúng đối với các ngành có thời gian lưu giữ bắt buộc dài hạn đối với các thủ tục giấy tờ như ngành tài chính.
Số hóa tệp tin cho phép bạn lưu trữ tất cả tài liệu trên máy chủ tại chỗ hoặc lưu trên đám mây. Thư mục tệp kỹ thuật số trong kho lưu trữ sẽ yêu cầu ít dung lượng hơn nhiều so với việc dùng kho lưu trữ hồ sơ vật lý.
Tiết kiệm tiền
Chuyển sang kỹ thuật số cải thiện hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền. Văn phòng không giấy tờ có thể giúp xử lý khối lượng giấy tờ lớn hơn nhiều so với các văn phòng truyền thống trong cùng một khoảng thời gian.
Số hóa giúp giảm chi phí cho giấy, máy in, bưu phí, không gian văn phòng cho các tệp và giúp giảm thời gian của nhân viên để quản lý công việc giấy tờ. Việc tiết kiệm thời gian của nhân viên sẽ trở nên đặc biệt có giá trị đối với các cuộc kiểm tra theo quy định .
Phần mềm quản lý tài liệu cung cấp quy trình lưu trữ tài liệu đơn giản. Phần mềm dễ dàng giúp chuyển đổi các tài liệu kỹ thuật số bằng máy quét, hoặc máy ảnh trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
Nhiều ứng dụng phổ biến được sử dụng, như Microsoft Office và Adobe Acrobat, tích hợp với các hệ thống quản lý tài liệu và có các plugin gốc cho phép gửi tài liệu của mình vào hệ thống quản lý nội dung chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Sản xuất các sản phẩm từ giấy sẽ góp phần tạo ra hiệu ứng nhà kính, gây mất rừng và trái đất sẽ nóng lên. Tái chế có thể giúp bù đắp một số tác động đến môi trường, nhưng không nhiều. Hầu hết giấy cuối cùng cũng sẽ được đưa vào bãi rác.
Hơn nữa, mực in và toner có chứa các hợp chất dễ bay hơi và các chất không thể tái tạo gây hại cho môi trường. Sẽ bền vững hơn nhiều nếu như chỉ đơn giản là giảm hoàn toàn việc sử dụng giấy bằng cách chuyển sang một văn phòng không giấy.
Các tài liệu vật lý thường rất khó theo dõi – hàng đống giấy thì có thể bị thất lạc, hoặc bị hủy hoại mà không ai nhận ra. Và cũng có thể khó theo dõi việc truy cập, hay in và sao chép các tệp nhạy cảm.
Phần mềm quản lý tài liệu thì có khả năng bảo mật nâng cao. Người quản trị hệ thống có thể thiết lập được quyền truy cập chi tiết, quyền này chỉ định được quyền ở cấp tài liệu, cấp người dùng, cấp hệ thống.
