Kinh nghiệm lãnh đạo dự án phần mềm ERP nên tìm hiểu khi doanh nghiệp công ty gặp phải biến động lớn cần nắm bắt và đưa ra hướng giải quyết.
Những kỹ thuật mà lãnh đạo dự án ERP cần nắm bắt
1. Bắt đầu kế hoạch ERP từ sớm
Hãy chia sẻ thông tin với nhân viên đến mức tối đa cho phép để tìm hiểu tâm tư, tình cảm của họ trước khi đưa ra những quyết định quan trọng. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp sẽ cổ phần hóa, hãy hỏi bộ phận CNTT làm sao để quản lý nhu cầu xuất ra ngày càng nhiều những báo cáo tài chính, hỏi bộ phận kế toán hay tài chính về những qui định báo cáo. Đối với việc triển khai phần mềm erp, hãy sớm hỏi tất cả các bộ phận để biết được theo họ, đâu là những yêu cầu bắt buộc phải có đối với qui trình nghiệp vụ của họ. Bằng cách khuyến khích tham gia và mở rộng giao tiếp thảo luận, bạn làm cho nhân viên cảm nhận họ là một phần trong sự thay đổi và ra sức hỗ trợ dự án ngay từ đầu.
2. Hãy thể hiện vai trò lãnh đạo
Nhóm nhân viên tham gia dự án triển khai phần mềm erp sẽ luôn mong ngóng sự chỉ đạo của bạn. Vì thế mà tùy theo bạn, nhân viên sẽ phản ứng theo gương của bạn. Nếu bạn phàn nàn, nghi ngại về tình hình phát triển vào thời điểm triển khai, nhân viên cấp dưới sẽ xem đấy như những biểu hiện của sếp và cùng mang quan điểm tiêu cực.
Nếu như bạn biết trước mắt sẽ có nhiều chông gai và chướng ngại vật, đừng giấu mà hãy cho nhân viên biết những thử thách đó. Nhưng bạn phải hiểu biết và có thực tế. Nếu bạn “dỗ dành” nhân viên CNTT những câu đại loại như “triển khai ERP rất dễ dàng đối với phòng CNTT”, nhân viên CNTT sẽ thừa hiểu bạn nói không đúng sự thật và bất mãn đối với sự thờ ơ của bạn trước những quan ngại của họ, gia tăng sự phản kháng đối với việc triển khai dự án ERP.
Việc liên lạc, thông báo thường xuyên rất quan trọng. Cho dù không có gì mới cũng phải thông báo cho mọi người biết để tránh tình trạng đoán già, đoán non. Một số người sẽ nghĩ sự việc đang đi theo chiều hướng không tốt nếu họ chỉ nhận được ít thông tin.
3. Cẩn thận với lời ăn tiếng nói
Bạn nói điều gì không quan trọng bằng cách bạn trình bày nội dung đó. Hãy chú ý cách trình bày thông tin của mình và chịu khó lắng nghe phản hồi. Một số nhân viên thích tranh luận để tìm ra ý kiến, trong khi số khác lại hay góp ý cá nhân. Vì vậy, bạn nhớ dành thời gian cho những cuộc nói chuyện riêng như vậy sau những buổi họp giao ban
Bạn cũng nên chú ý tìm ra những nhân viên được mọi người nể trọng nhất. Vì những nhân viên như vậy thường có khả năng thuyết phục các nhân viên khác. Hãy chọn ra những người như vậy và trình bày vấn đề cho họ thông đạt. Nếu nói theo ngôn ngữ của phần mềm erp, đó chính là những người dùng cấp cao (power users). Họ chính là những sứ giả, những nhà truyền giáo của hệ thống mới trong doanh nghiệp.
4. Giữ đúng nguyên tắc
“Trăm nghe không bằng một thấy”. Nếu bạn lấy ý kiến của nhân viên, bạn phải nghiêm túc cân nhắc sử dụng những ý kiến đó. Mặc dù không phải ý kiến nào bạn cũng dùng được, nhưng hãy đảm bảo những ý kiến hay nhất sẽ được chọn. Nếu không, nhân viên có ý tưởng không được chọn sẽ cho là bạn chưa bao giờ nghiêm túc xem xét ý tưởng của họ.
Một số nhân viên mau chóng thích nghi với thay đổi nhưng số khác lại chậm hơn. Là lãnh đạo dự án phần mềm erp, bạn hãy cùng nhân viên sớm bắt tay vào dự án, đi cùng mọi hoạt động của dự án với thông tin luôn được cập nhật. Hãy tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên. Với 4 kỹ thuật này, bạn sẽ làm cho tổ chức chấp nhận thay đổi, khích lệ được tinh thần làm việc của nhân viên và đảm bảo triển khai hệ thống ERP thành công.
