Hệ thống phần mềm ERP là một quá trình tiếp diễn liên tục, nó không hoàn toàn kết thúc sau bước go-live hệ thống. Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ và so sánh hiệu năng hoạt động của hệ thống mới so với các tiêu chuẩn chung của hệ thống hoạt động trong cùng ngành, cùng lĩnh vực. Làm tốt những bước này, doanh nghiệp có thể xác định được hệ thống của mình đang hoạt động ra sao ? Hiệu quả thế nào ?
Khai thác tối ưu hệ thống ERP đang vận hành
Rất nhiều doanh nghiệp khi không hài lòng với hệ thống phần mềm ERP hiện tại thường nảy sinh tư tưởng mua giải pháp mới. Thay vì mất công chuyển đổi, trước khi quyết định, doanh nghiệp nên làm rõ một số vấn đề:
- Doanh nghiệp đã sử dụng hết tất cả các chức năng của hệ thống chưa?
- Doanh nghiệp đã nâng cấp phiên bản mới nhất của hệ thống chưa?
- Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệ thống không?
- Các quy trình tác nghiệp trong doanh nghiệp (mua hàng, bán hàng, các nghiệp vụ kế toán…) có được xác định rõ ràng không?
- Trong doanh nghiệp có bộ phận nào (nhân viên hoặc cấp quản lý, lãnh đạo) không hài lòng/chống đối hệ thống không?
- Quy trình tác nghiệp trong doanh nghiệp có thể được cải thiện tốt hơn nữa không?
- Bạn có nghĩ quy mô doanh nghiệp của mình phát triển quá nhanh, vượt khỏi khả năng đáp ứng của hệ thống hiện tại không?
- Liệu doanh nghiệp có sẵn sàng đầu tư các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, tiền…) để có một hệ thống mới không?
Nếu câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trên đều là “Có”, điều đó có nghĩa đã đến lúc doanh nghiệp cần một hệ thống mới để thay thế cho hệ thống hiện tại. Tuy nhiên, chỉ cần ít nhất một câu trả lời “Không” thì doanh nghiệp hoàn toàn có cơ hội cải thiện hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại với một kế hoạch hợp lý căn cứ trên “4 bước tối ưu hóa hệ thống ERP.
Các bước giúp tối ưu hóa hệ thống phần mềm ERP
Bước 1: Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ.
Doanh nghiệp cần rà soát tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thông qua thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, cũng như đội ngũ IT vận hành hệ thống. Các vấn đề thường gặp phải như xáo trộn một số quy trình nghiệp vụ, nhân viên chưa thực sự nắm vững cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết các chức năng của hệ thống, lỗi báo cáo…
Bước 2: Đánh giá mức độ hợp lý của các quy trình nghiệp vụ hiện tại, khoanh vùng những quy trình có thể cần được cải thiện tốt hơn nữa.
Vấn đề thường hay gặp phải là trong quá trình triển khai, khi thiết kế các quy trình tác nghiệp cho doanh nghiệp, đơn vị triển khai không nắm rõ ý tưởng, yêu cầu của doanh nghiệp dẫn đến quy trình không hợp lý. Hay có thể quy trình đã hợp lý ở thời điểm đó nhưng thời gian về sau, vì lý do nào đó, doanh nghiệp thay đổi quy trình tác nghiệp, hoặc do phát triển, doanh nghiệp phát sinh thêm các quy trình mới mà chưa được cập nhật trong hệ thống…Điều này sẽ gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, tồi tệ hơn có thể làm xáo trộn các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 3: Tìm nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề đã được xác định ở trên.
Sau bước 1 và 2, Ban quản lý phần mềm ERP của doanh nghiệp cần xác định các nguyên nhân chính cũng như cách giải quyết các vấn đề theo mức độ ưu tiên.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt quá trình tùy chỉnh, thay đổi các quy trình này trên hệ thống.
Bước 4: Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi ích từ ERP
Kế hoạch này bao gồm tổng hợp các phương án giải quyết cho từng vấn đề đã được Ban quản lý ERP của doanh nghiệp thống nhất trong bước 3. Cần lưu ý, hãy coi mức độ quan trọng của kế hoạch này như khi doanh nghiệp triển khai dự án ERP trước kia. Cần làm rõ mục tiêu, các công việc cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, các mốc thời gian…như bất kỳ dự án nào khác.
