Quản lý đơn hàng ngành may mặc là bài toán khó đối với các nhà quản trị bởi đặc thù sản phẩm đa dạng về mẫu mã, kích cỡ và số lượng sản phẩm lớn. Để khắc phục tình trạng đó, các nhà quản trị cần tìm ra những giải pháp tối ưu thời gian, chi phí và đạt hiệu quả để hạn chế sai sót. Giải pháp phần mềm Rosy sẽ gợi ý cho bạn hướng xử lý đơn giản nhưng đạt hiệu quả cao, hãy tiếp tục tham khảo bài viết nhé.
Giải pháp quản lý đơn hàng ngành May mặc hiệu quả
Để hiểu rõ hơn về thực trạng quản lý đơn hàng ngành may mặc, bạn cần tìm hiểu về “ quản lý đơn hàng may mặc là gì?”
Quản lý đơn hàng may mặc là việc kiểm tra hay theo dõi một đơn hàng từ khi bắt đầu khởi tạo đơn -> sản xuất -> nhập kho thành phẩm -> xuất kho -> giao hàng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường quan tâm đến các hoạt động Marketing và bán hàng để thu được nhiều đơn hàng mà quên mất một trong những yếu tố quan trọng chính là quản lý kho hàng.
Quản lý đơn hàng may mặc là việc kiểm tra, theo dõi một đơn hàng
Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng cụ thể về hình ảnh, thông số, tài liệu kỹ thuật, định mức nguyên vật liệu,...sau đó chuyển sang bộ phận sản xuất.
Bước 2: Kiểm tra các nguyên vật liệu tồn kho để kịp thời đưa ra chiến lược nhập thêm để phục vụ sản xuất.
Bước 3: Liên kết với bộ phận sản xuất để hoạch định những kế hoạch.
Bước 4: Phân công công việc cho những bộ phận có liên quan.
Bước 5: Theo dõi và giám sát quá trình sản xuất đơn hàng để đảm bảo đúng tiến độ.
Bước 6: Xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất.
Bước 7: Giám sát hoạt động xuất hàng, hoàn thành đúng các thủ tục có liên quan.
Bước 8: Bàn giao sản phẩm hoàn thiện cho khách hàng và quyết toán.
Bước 9: Giải quyết các vấn đề phát sinh sau khi khách hàng nhận sản phẩm.
Bước 10: Làm báo cáo nộp lên cấp trên.
Bất kỳ một lĩnh vực nào đều không tránh khỏi những vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý hàng tồn kho, những vấn đề này ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất và chất lượng sản phẩm.
Đây là một trong những vấn đề thường gặp nhất trong quá trình quản lý đơn hàng, các nhà quản trị thường gặp phải đó là việc phát sinh nguồn phụ liệu. Đây là thời điểm mà người quản trị cần rà soát lại nguồn hàng, kiểm tra xem số lượng nguyên phụ liệu còn thiếu bao nhiêu, cùng với đó cần đưa ra chiến lược giải quyết để bù nguyên phụ liệu. Quá trình này cần thực hiện nhanh chóng để hạn chế gây chậm trễ đến tiến độ công việc.
Ngoài ra, các nhà quản trị cùng cần có những phương án backup trước đó để phòng trường hợp không có đủ nguyên vật liệu bạn cần.
Vấn đề phát sinh nguồn phụ liệu gây khó khăn cho các nhà quản trị
Trong quá trình sản xuất và gia công sản phẩm may mặc sẽ thường gặp những vấn đề liên quan đến sự cố kỹ thuật, đây là vấn đề có thể xảy ra bất cứ khi nào, gây không ít khó khăn cho các nhà quản trị. Sở dĩ sự cố này xảy ra là do những sai sót trong khâu chuẩn bị, phổ biến đến bộ phận sản xuất hoặc do bộ phận may thực hiện không đúng.
Khi vấn đề này xảy ra, nhà quản trị cần đưa ra những biện pháp xử lý nhanh chóng, linh hoạt để đáp ứng đủ số lượng sản phẩm giao cho khách hàng. Để thực hiện được điều này, nhà quản trị cần nắm rõ các thông số kỹ thuật cũng như quy trình sản xuất.
Trong quá trình sản xuất và gia công sản phẩm may mặc sẽ thường gặp những vấn đề liên quan đến sự cố kỹ thuật
Những vấn đề phát sinh khi bàn giao đơn hàng may mặc là một trong vấn đề khó xử lý nhất vì nó liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đóng gói, vận chuyển,...
Nếu vấn đề này không được giải khéo léo và nhanh gọn sẽ ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Vì thế, khi nhận được những phản hồi từ phía người mua, bạn cần tiếp nhận thông tin và hiểu rõ nguyên nhân, bộ phận nào chịu trách nhiệm để lập tức xử lý vấn đề.
Những vấn đề phát sinh khi bàn giao đơn hàng may mặc
Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý đơn hàng ra đời hỗ trợ công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Rosy ERP Solution là phần mềm sở hữu nhiều tính năng quản lý đơn hàng với những ưu điểm vượt trội.
Giải pháp quản trị đơn hàng - ROSY MERCHANDISE
Quy trình quản lý đơn hàng :
Bước 1: Phòng kinh doanh nhận mẫu khách gửi, thực hiện việc phân tích và xây dựng định mức NPL theo mẫu, và tính đơn gia gia công, may mẫu, tính giá thành mẫu. Một mẫu có thể được thực hiện và báo giá nhiều lần, giải pháp cho lưu nhiều báo giá theo từng lần Revise -> Mẫu được approve sẽ kế thừa tạo Master. Mỗi bảng costsheet sau phát triển -> cho phép chọn in dạng ngắn gọn để gửi khách hàng.
Bước 2: Cập nhật Profit cho Costsheet, tính chi phí Ex-IM, EMB, Banking Charge thực tế, báo khách, tính chi phí CMH, tính total Cost và FOB price cho từng Costsheet.
Giải pháp ROSY đã và đang triển khai áp dụng Merchadise tại nhiều DN khác nhau : Tổng May Phong Phú( Sp Jean),May Phong Phú PPJ(Jean), May Bình Dương(Thời trang), May Tân Thành Đạt ( Sản phẩm Nón Kết). Mỗi sản phẩm khác nhau, quy trình dữ liệu sẽ khác nhau, ROSY xây dựng và thiết kế giải pháp theo quy trình thực tế khảo sát tại đơn vị.
