Dự án triển khai ERP tại JR Watkins là một trong những câu chuyện thành công điển hình khi doanh nghiệp chọn công nghệ đám mây thay vì các hệ thống phần mềm ERP cài đặt tại chỗ truyền thống. Dự án hoàn thành chỉ sau 3 tháng, với các yêu cầu tùy chỉnh chỉ bằng 25% so với dự kiến ban đầu. Song song đó, tổng chi phí sở hữu được cắt giảm tối đa.
Bối cảnh dự án ERP tại JR Watkins
JR Watkins là nhà sản xuất các loại hóa mỹ phẩm gia dụng, chăm sóc cơ thể và thực phẩm cao cấp tại Mỹ. Trong suốt lịch sử 150 năm, JR Watkins chủ yếu dựa vào việc bán hàng trực tiếp. Công ty đã trải qua một đợt cải tổ lớn và bắt đầu hợp tác với các hệ thống bán sỉ và lẻ cách đây 10 năm.
Nhằm đảm bảo độ tin cậy trong cung ứng sản phẩm đến những công ty phân phối và bán lẻ, những đối tượng khách hàng có quy mô lớn và yêu cầu khắt khe hơn hẳn những khách cá nhân, JR Watkins cần một hệ thống mới có khả năng quản lý toàn bộ mọi hoạt động, từ giai đoạn thu mua nguyên liệu cho đến sản xuất và phân phối. JR Watkins ban đầu chọn Infor M3 nhưng sau đó lại đổi sang Infor CloudSuite, một hệ thống ERP hiện đại trên nền tảng đám mây.
Bằng cách chuyển sang điện toán đám mây, công ty có thêm khá nhiều công cụ mới cho những quy trình kinh doanh khác nhau. Ví dụ, ứng dụng Infor BI được tích hợp sẵn cho phép tiếp cận với quản lý nhu cầu, điều độ sản xuất, và truy nguyên sản phẩm.
Một lợi ích lớn của việc chuyển sang sử dụng ERP đám mây là tăng cường độ bảo mật cho thông tin. Trái với những gì ta thường nghĩ, việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây thật ra an toàn hơn hẳn so với lưu trữ trong hệ thống sẵn có (tìm hiểu tại sao). Thông tin của JR Watkins nay được bảo vệ các chuyên gia về an ninh mạng của Infor và AWS. Nhờ đó mà công ty bớt đi được một mối lo ngại.
Một khía cạnh khác JR Watkins đặc biệt chú tâm đến ngay từ những ngày đầu khi triển khai dự án chính là tổng chi phí sở hữu. Họ nghiên cứu kỹ càng những gì cần chi trả để có thể đảm bảo hệ thống vận hành tốt – phần cứng, con người và phần mềm. Công ty tin rằng họ có thể tiết kiệm đến nửa triệu USD trong 5 năm tới so với việc dùng phần mềm ERP truyền thống.
Chuyển đổi sang nền tảng đám mây đã giúp cắt giảm tối đa các yêu cầu tùy chỉnh. Ban đầu, công ty có đến 20 thay đổi trong hệ thống, khi dự án ERP kết thúc, số tùy chỉnh đã giảm đáng kể chỉ còn 4.
Khi công ty bắt đầu hợp tác với Infor, mọi người đều dự kiến dự án sẽ kéo dài ít nhất 9-12 tháng. Nhưng công ty lại nhắm đến thời hạn trong vòng 4 tháng nhằm kịp chuẩn bị cho một mùa kinh doanh mới. Cuối cùng, dự án hoàn thành trong vòng 3 tháng.
Giám đốc Công nghệ của JR Watkins, Scott Iverson, trong một buổi phỏng vấn gần đây đã cho biết: “Hệ thống hỗ trợ mới đã giúp chúng ta đang tiến đến một tương lai tươi sáng hơn.”
