Đo lường chỉ số hoàn vốn ROI được xem là một trong những phương thức phổ biến được nhiều chuyên gia gợi ý để đánh giá mức độ thành công và giá trị mà một dự án đầu tư công nghệ mang lại cho doanh nghiệp. Bằng cách so sánh giữa chi phí triển khai và lợi ích thu được từ dự án, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ hợp lý của việc đầu tư vào công nghệ ERP.
Chỉ số hoàn vốn (ROI - Return on Investment) là một công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả của các dự án công nghệ như việc triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning). Nó cung cấp một phương thức đo lường để so sánh giữa lợi nhuận hoặc giá trị thu được từ việc đầu tư và chi phí của dự án.
Công thức tính ROI:
Như vậy, để tính toán ROI, doanh nghiệp cần xác định 2 yếu tố đó là chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để đầu tư hệ thống ERP và lợi nhuận thu về từ việc đầu tư hệ thống.
Khi triển khai một dự phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, mọi chi phí sẽ được quy định rõ ràng trong hợp đồng giữa nhà cung cấp phần mềm và doanh nghiệp, thông thường sẽ có các chi phí sau:
Chi phí này thường được tính theo cách mua giấy phép sử dụng, và giá có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố như loại phần mềm, quy mô triển khai, tính năng, và nhà cung cấp.
Chi phí chuẩn bị máy chủ đối với phần mềm On-Premise ERP và chi phí chuẩn bị cơ sở hạ tầng mạng đối với phần mềm Cloud ERP.
Chi phí này bao gồm các hoạt động như khảo sát, thiết kế URD, lập trình hệ thống, cài đặt, tích hợp, kiểm tra, và triển khai phần mềm ERP vào môi trường sản xuất hoặc kinh doanh.
Chi phí bảo trì hệ thống thường bao gồm chi phí duy trì phần mềm, chi phí duy trì phần cứng, chi phí an ninh bảo mật, sao lưu và khôi phục dữ liệu, chi phí hỗ trợ kỹ thuật,... Trong quá trình sử dụng phần mềm nếu có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến phần mềm của nhà cung cấp thì doanh nghiệp đều được hỗ trợ xử lý kịp thời khi chi trả phần phí bảo trì này.
Đây là phần chi phí doanh nghiệp phải chi trả nếu muốn nâng cấp, cải thiện tính năng mới cho hệ thống quản lý của mình. Bao gồm chi phí nâng cấp phần mềm, phần cứng, chi phí đào tạo người dùng,...
Chi phí đầu tư nhân sự trong triển khai ERP là tổng hợp các chi phí liên quan đến nhân sự tham gia vào quá trình triển khai hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp. Bao gồm lương, phúc lợi, đào tạo, tư vấn, hỗ trợ, và các chi phí chuyển đổi dữ liệu để đảm bảo hiệu quả và tính đúng đắn của hệ thống mới.
Thực chất không có một công thức rõ ràng để tính toán lợi nhuận chính xác. Doanh nghiệp tính toán lợi nhuận dựa vào một số tiêu chí sau:
Lợi nhuận thu về từ việc loại bỏ việc lưu trữ giấy tờ và các công đoạn thủ công
Lợi nhuận thu về từ giảm thất thoát kho
Lợi nhuận thu về từ việc tăng hiệu suất làm việc của nhân sự
Lợi nhuận thu về từ việc mang đến sự hài lòng cho khách hàng (thể hiện qua phản hồi và tỉ lệ quay lại)
Để tính lợi nhuận thu về doanh nghiệp có thể tính như sau:
| Lợi nhuận = Số giờ tiết kiệm được/1 năm x số tiền lương phải trả cho nhân sự. |
Ngoài ra, một số lợi nhuận có thể khó định lượng, chính vì thế chúng không được đưa vào công thức tính ROI. Tuy nhiên, những lợi ích vô hình này sẽ gián tiếp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, do đó cũng là những yếu tố quan trọng để bạn đánh giá hiệu quả của một phần mềm ví dụ:
Khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng, tư vấn và hỗ trợ được cải thiện
Khả năng dự báo và phân tích tốt hơn
Cải thiện tinh thần và tính gắn kết của nhân viên, giữ chân nhân viên
Từ công thức Đo lường hiệu suất đầu tư ROI ở trên, ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng ROI càng cao cho thấy hiệu quả triển khai phần mềm ERP càng lớn. Ngược lại, nếu kết quả âm, dự án sẽ không sinh lãi trong thời gian xem xét. Tuy nhiên, một dự án ERP có thể không đạt hiệu quả trong 1-2 năm đầu, nhưng sau vài năm, chỉ số ROI có thể chuyển sang dương và dự án sẽ bắt đầu sinh lợi nhuận trong dài hạn.
