Chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP? 5 yếu tố doanh nghiệp không thể bỏ qua

Triển khai ERP không chỉ là một cuộc chơi công nghệ – đó là một chiến lược thay đổi toàn diện cách doanh nghiệp vận hành.

Nhưng để chiến lược ấy đi đúng hướng, bước chuẩn bị ban đầu chính là yếu tố sống còn. Tại ROSY, chúng tôi luôn nhấn mạnh: thành công của một dự án ERP không bắt đầu từ ngày ký hợp đồng – mà bắt đầu từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước đó.

Dưới đây là 5 yếu tố doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị trước khi bước vào hành trình triển khai ERP:

1. Cam kết từ Ban lãnh đạo – Động lực cốt lõi cho cả dự án

ERP là một cuộc “đại phẫu thuật” toàn diện hệ thống vận hành. Sẽ có quy trình thay đổi, sẽ có vai trò điều chỉnh, sẽ có nhân viên phản ứng… Và khi ấy, điều duy nhất giữ cho dự án không chệch hướng chính là sự chỉ đạo mạnh mẽ và thống nhất từ cấp lãnh đạo.

Dự án không thể “trao chìa khóa” cho IT mà thiếu vai trò của CEO, CFO, COO…

• Thiếu cam kết cấp cao → dễ bị cắt giảm ngân sách giữa chừng

• Thiếu thống nhất tầm nhìn → từng bộ phận hiểu ERP theo cách khác nhau

• Không có người ra quyết định → mọi đề xuất bị đình trệ

Do đó, nên thành lập Ban chỉ đạo dự án ERP với sự tham gia trực tiếp của ban lãnh đạo, làm đầu tàu đưa ra quyết sách kịp thời và truyền tải thông điệp xuyên suốt xuống toàn bộ tổ chức.

2. Xác định rõ mục tiêu và phạm vi triển khai

Không xác định rõ mục tiêu, doanh nghiệp dễ biến ERP thành một dự án “tham lam mọi thứ, nhưng không tối ưu được gì”. ERP không phải là “thuốc tiên” cho mọi bài toán, mà là công cụ để giải quyết mục tiêu cụ thể.

Các mục tiêu thường gặp khi triển khai ERP:

• Chuẩn hóa dữ liệu toàn hệ thống

• Giảm thời gian xử lý đơn hàng

• Kiểm soát chặt chi phí và giá thành

• Kết nối giữa các bộ phận: bán hàng – sản xuất – kế toán

Đừng để ERP là “một mớ module”. Hãy chọn đúng phân hệ phù hợp với năng lực hiện tại, ưu tiên theo lộ trình: triển khai lõi – vận hành ổn định – mở rộng sau.

3. Chuẩn hóa quy trình nội bộ trước khi số hóa

Bạn không thể số hóa một quy trình rối rắm, chồng chéo, mỗi bộ phận một kiểu. Khi ấy, ERP sẽ sao chép cả những điểm bất hợp lý của cách làm cũ, dẫn đến hệ thống phức tạp, khó bảo trì và không đem lại hiệu quả.

Ví dụ từ thực tế triển khai ROSY:

• Một công ty phân phối có tới 4 cách tính chiết khấu khác nhau → mất 2 tuần chỉnh sửa logic phần mềm

• Một nhà máy không có sơ đồ quy trình xuất nguyên vật liệu → phải tạm ngưng hệ thống vì không rõ ai phê duyệt

Trước khi bắt tay vào triển khai ERP, hãy tổ chức các buổi họp rà soát quy trình hiện tại theo từng bộ phận. Vẽ sơ đồ luồng nghiệp vụ, xác định rõ vai trò – trách nhiệm – điểm kiểm soát. Điều này giúp tiến trình chuyển đổi một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

4. Phân bổ nguồn lực nội bộ hợp lý

Không ít doanh nghiệp xem triển khai ERP là “chuyện của nhà cung cấp”, rồi giao cho nhân sự kiêm nhiệm vừa chạy deadline vừa làm dự án. Hệ quả: phản hồi chậm, nhập liệu sai, không ai hiểu hệ thống sau này.

Triển khai ERP cần:

• 01 Trưởng dự án nội bộ (Project Owner)

• Đại diện các bộ phận: kế toán, mua hàng, sản xuất, kho, bán hàng

• Nhân sự kiểm tra & chuẩn hóa dữ liệu

• Lịch làm việc cố định hằng tuần với nhà cung cấp

Trong ít nhất 2-3 tháng đầu triển khai, các nhân sự trong tổ dự án cần được giảm tải công việc thường nhật để tập trung cho ERP. Đây là đầu tư có lợi lâu dài.

5. Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu từ sớm

ERP là hệ thống “sống nhờ dữ liệu”. Nếu bạn nhập dữ liệu sai, trùng, thiếu chuẩn – hệ thống sẽ ra quyết định sai, báo cáo sai và gây hậu quả dây chuyền.

Các lỗi dữ liệu thường gặp:

• Tên khách hàng trùng, không mã hóa

• Mặt hàng không đồng bộ đơn vị tính

• Không phân nhóm rõ ràng (VD: nhóm hàng tồn kho – hàng gia công)

• Thiếu mã nhân sự, mã bộ phận

Giải pháp:

• Cung cấp biểu mẫu chuẩn import dữ liệu (file Excel định dạng sẵn)

• Hướng dẫn rà soát – lọc trùng – phân loại dữ liệu

• Hỗ trợ kiểm tra tính logic và cảnh báo khi nhập sai cấu trúc

Kết luận: Chuẩn bị tốt là đã đi được 30% chặng đường triển khai ERP

Không một dự án ERP nào thành công nhờ phần mềm hay nhà cung cấp đơn thuần. Nội lực của doanh nghiệp – ở cách chuẩn bị, tổ chức và cam kết – mới là yếu tố quyết định.

Tại ROSY, chúng tôi không đơn thuần là bên triển khai phần mềm, mà là đối tác tư vấn – đồng hành – dẫn dắt doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị, đến giai đoạn vận hành ổn định và mở rộng sau này.

Đọc thêm: https://rosysoft.vn/tin-cong-nghe/cac-giai-doan-trien-khai-erp-dau-la-giai-doan-quyet-dinh-thanh-bai

Bạn đang chuẩn bị triển khai phần mềm ERP?

Đừng vội chọn phần mềm. Hãy chọn đúng đối tác triển khai.
Hãy để ROSY – Đơn vị triển khai ERP theo nhu cầu doanh nghiệp đồng hành cùng bạn từ những bước đầu tiên.

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM ROSY

Hotline: 0908 743 879 – 0908 743 877
Email: office@rosysoft.vn
Địa chỉ: Phòng 601, Tòa nhà Gic Land, 1B Điện Biên Phủ, P.25, Q. Bình Thạnh, TP.HCM