Chấm công là hình thức ghi nhận, theo dõi lịch trình và thời gian làm việc của nhân viên tại chỗ làm. Chấm công thường được thực hiện vào hai thời điểm trong một ngày bao gồm: giờ đi làm và giờ tan ca.
Chấm công là gì?
Việc chấm công sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động có thể nắm được số ngày, số giờ làm việc của mỗi nhân viên làm việc trong thời gian 1 tháng. Từ bảng chấm công hằng ngày, ngoài mục đích phục vụ cho việc tính lương, thì số liệu trong bảng chấm công còn có tác dụng giúp các bộ phận khác đưa ra những quyết định tăng lương, hay thưởng hoặc phạt nhân viên.
Thông qua hình thức chấm công, thì người quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể về nhân viên của mình, từ đó sẽ đưa ra những nhận xét, hay đánh giá một cách khách quan nhất về khối lượng công việc đó có phù hợp với lượng nhân công hiện tại đang sở hữu hay không. Bảng số liệu còn hỗ trợ cho việc ra quyết định, đưa ra tầm nhìn chiến lược trong tương lai nhằm mục đích tìm kiếm một mức lợi nhuận cao nhất.
Cách chấm công bằng thẻ giấy sử dụng máy chấm công, thẻ giấy để lưu lại dữ liệu cần thiết. Mỗi lần chấm công, thì nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy và sau đó máy sẽ in ngày giờ lên trên thẻ. Mỗi chiếc thẻ giấy sẽ đều chia thành các cột giờ vào, và giờ ra khác nhau cho 3 ca làm việc sáng, chiều hay làm ngoài giờ trong vòng 1 tháng. Chính vì vậy, nhân viên sẽ phải thay đổi thẻ chấm công sau một tháng sử dụng và làm việc.
Ưu điểm chấm công bằng thẻ giấy là gì?
• Dùng hình thức chấm công bằng thẻ giấy sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để lấy dấu vân tay, hoặc làm thẻ từ…không cần kết nối với dữ liệu trong máy tính, hoàn toàn bỏ qua việc tổng hợp.
• Không tốn phí lắp đặt, dễ dàng sử dụng.
• Tốc độ in nhanh trong 1 giây cho mỗi lần chấm công.
• Đơn giản trong việc di chuyển máy từ điểm này sang điểm khác.
• Các dòng máy chấm công thẻ giấy thông thường tích hợp thêm chuông báo giờ làm việc, giờ nghỉ.
• Chi phí thấp hơn khi so với các hình thức khác .
Nhược điểm
• Bất tiện trong việc bảo quản thẻ giấy.
• Không thuận tiện cho nhân viên vì lúc nào cũng phải đem theo bên mình.
• Dễ xuất hiện nhân viên tự chấm chéo cho nhau. Điều này sẽ làm tốn chi phí thuê giám sát.
• Tổng hợp thông tin, dữ liệu thủ công dễ gây sai sót, đặc biệt là cần nhiều thời gian, công sức để tổng hợp.
Chấm công bằng thẻ giấy
Hình thức chấm công này yêu cầu doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công thẻ điện từ. Mã số cùng các thông tin của người lao động và sẽ được lưu trong thẻ từ. Khi chấm công, nhân viên chỉ thao tác đơn giản là cần quẹt thẻ vào đầu đọc, thì thông tin ngày giờ sẽ tự động cập nhập vào máy.
Ưu điểm
• Thời gian thực hiện nhanh chỉ mất khoảng 2 giây, giúp tiết kiệm được chi phí trong vận hành doanh nghiệp.
• Thẻ nhựa nên dễ dàng cho nhân viên trong việc bảo quản cũng như đem theo khi đi làm
• Quá trình xử lý thông tin vô cùng nhanh chóng và đạt hiệu quả cao vì thẻ được kết nối dữ liệu đến máy tính
• Giảm thiểu sai số, hỗ trợ cho bộ phận hành chính nhân sự, kế toán một cách nhanh chóng
• Tích hợp được nhiều chức năng và có tính ứng dụng cao như kiểm soát cửa ra vào, chống trộm.
• Bộ nguồn dự trữ sẽ giúp lưu trữ dữ liệu khi mất điện đột ngột.
Nhược điểm
• Chi phí phát sinh cao khi làm thẻ từ cho nhân viên.
• Người lao động cần phải luôn đem thẻ bên người
• Có thể bị gian lận nếu không có bộ phận giám sát
Với phương pháp chấm công bằng vân tay hiện nay khá phổ biến và hầu như là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Công nghệ được ứng dụng đó là sinh trắc học vân tay cùng với công nghệ xử lý hình ảnh mà máy có thể xác định được danh tính của từng nhân viên thông qua dấu vân tay một cách nhanh chóng.
Ưu điểm
• Loại bỏ hoàn toàn tình trạng gian lận bởi mức độ nhận diện cao.
• Chính xác tuyệt đối.
• Thực hiện vô cùng nhanh chóng.
• Có khả năng trích xuất dữ liệu thời gian nghỉ, tăng ca hay thời gian ra vào một cách linh hoạt.
• Hoàn toàn không phải bỏ ra chi phí in thẻ, hay mực in giấy như các hình thức trên.
Nhược điểm
• Không chính xác khi người dùng tay ướt, hoặc quá lạnh hoặc đang bị thương.
• Đối với các ngành sản xuất kim loại, cơ khí hay hóa chất sẽ khó lấy vân tay vì sự hao mòn vân tay đối với người lao động.
Chấm công bằng vân tay
Loại chấm công này thì yêu cầu doanh nghiệp phải trang bị loại máy chấm công bằng khuôn mặt, ứng dụng này sẽ dựa trên các đặc điểm riêng biệt của mỗi khuôn mặt để so sánh, nhận dạng, định danh đối tượng một cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã thu thập và lưu trữ từ trước. Trên thực tế thì đây không phải là công nghệ mới, sự phát triển công nghệ sinh trắc học và phát triển phi mã về công nghệ và đã nâng tầm công nghệ nhận diện khuôn mặt này ngay trên điện thoại và trên nhiều thiết bị khác.
Ưu điểm
• Giải quyết được tất cả các vấn đề phát sinh đối với chấm công bằng thẻ, hay trầy xước vân tay.
• Độ chính xác cao, và chống gian lận 100%.
• Tốc độ chấm công nhanh, cho hiệu quả thuyết phục.
• Loại bỏ các chi phí phát sinh.
• Kết nối với máy tính, usb… xử lý dữ liệu nhanh.
Nhược điểm
• Chi phí lắp đặt cao.
• Tốc độ xử lý sẽ chậm hơn so với các loại thẻ giấy, thẻ nhựa.
Đây là hình thức chấm công với công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition). Bằng cách sử dụng thuật toán hình ảnh nhận dạng một người thông qua cấu trúc phức tạp cũng như độc nhất của mống mắt để nhận diện, ngay cả khi người dùng sử dụng đang kính đeo hay kính áp tròng.
Ưu điểm
• Là hình thức tiên tiến nhất hiện nay, đảm bảo chính xác 100%.
• Đơn giản và rất dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh chóng,.
• Chế độ bảo mật an toàn.
Nhược điểm
• Giá thành lắp đặt cao so với các hình thức chấm công khác.
Chấm công bằng mống mắt
Vậy là bạn đã cùng ROSY tìm hiểu về chấm công, và hiểu được khái niệm chấm công là gì, ưu nhược điểm của các hình thức chấm công hiện nay. Để từ đó bạn có thể lựa chọn được loại hình chấm công phù hợp với doanh nghiệp của mình.
