Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và thị trường, việc áp dụng các bí quyết quản trị mua hàng hiệu quả trở thành yếu tố không thể thiếu để duy trì và phát triển sự cạnh tranh. Hãy cùng ERP ROSY tìm hiểu những bí quyết quan trọng nhất để nắm bắt cơ hội và đạt được thành công trong quản trị mua hàng!
Quản trị mua hàng (Procurement Management) là quá trình quản lý và tổ chức các hoạt động liên quan đến việc mua sắm các nguyên liệu, hàng hóa, dịch vụ và sản phẩm từ các nhà cung cấp bên ngoài. Mục tiêu của quản trị mua hàng là đảm bảo việc cung cấp đủ nguyên liệu và hàng hóa chất lượng với giá cả hợp lý, đồng thời tối ưu hóa quy trình mua hàng để tiết kiệm chi phí và thời gian cho tổ chức.
Quản trị mua hàng bao gồm việc đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp, thực hiện thương thảo hợp đồng, kiểm soát chất lượng và giao nhận hàng hóa, cũng như quản lý mối quan hệ với các đối tác cung cấp. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi tổ chức và có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Mua hàng là một khâu quan trọng trong chuỗi hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Do đó, quản trị mua hàng đóng vai trò chủ chốt và đem lại nhiều lợi ích:
Đảm bảo nguồn cung cấp ổn định: Quản trị mua hàng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguyên liệu và hàng hóa để sản xuất và cung cấp cho khách hàng một cách liên tục. Việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp và thực hiện các biện pháp dự phòng sẽ giúp tránh được những gián đoạn không mong muốn trong chuỗi cung ứng.
Tối ưu hóa chi phí: Quản trị mua hàng giúp tổ chức tối ưu hóa chi phí thông qua việc đàm phán giá cả với nhà cung cấp, tìm kiếm các nguồn cung cấp có giá cạnh tranh và quản lý rủi ro trong quá trình mua sắm. Việc này giúp giảm thiểu chi phí mua hàng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Đảm bảo chất lượng và an toàn: Quản trị mua hàng đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được mua vào đều đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn. Việc lựa chọn các nhà cung cấp đáng tin cậy và thực hiện kiểm soát chất lượng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro về sản phẩm không đạt chất lượng hoặc gây hại cho người tiêu dùng.
Tăng cường cạnh tranh: Quản trị mua hàng cung cấp cho doanh nghiệp cơ hội tiếp cận các nguồn cung cấp mới, công nghệ tiên tiến và sản phẩm mới trên thị trường. Việc khai thác những cơ hội này giúp tăng cường cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay.
Xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững: Quản trị mua hàng không chỉ là việc mua sắm mà còn là việc xây dựng và duy trì mối quan hệ đối tác bền vững với các nhà cung cấp. Mối quan hệ này có thể mang lại nhiều lợi ích khác nhau như ưu tiên trong cung ứng, hỗ trợ kỹ thuật và cơ hội hợp tác chiến lược trong tương lai.
Để hoạt động mua hàng hiệu quả thì quá trình mua hàng phải theo sát nhu cầu người tiêu dùng dưới góc độ cơ hội được lựa chọn người mua, số lượng của người mua, sự quan tâm của người bán với người mua đối với hàng hoá của doanh nghiệp cơ cấu tiêu dùng của người mua đối với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu tăng giảm hàng hoá tiêu dùng, sự khác lạ của hàng hoá, sự nhạy cảm về giá của người mua, sự liên quan về giá đối với doanh thu của doanh nghiệp, lợi ích của người mua và vai trò quyết định của người mua sắm.
Các yếu tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ mua hàng của một doanh nghiệp có thể được phân chia thành hai loại: yếu tố chủ quan mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh và yếu tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Trong khi các yếu tố chủ quan có thể được điều chỉnh thông qua các quyết định và chiến lược của doanh nghiệp, các yếu tố khách quan thường không thể thay đổi và do đó doanh nghiệp cần chấp nhận chúng.
Các yếu tố nội tại bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mua hàng gồm có:
Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Chính sách sản phẩm, kế hoạch mua hàng chi tiết
Kết quả tiêu thụ, nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật
Nhân viên mua hàng, năng lực nhà quản trị
Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường
Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mua hàng gồm có:
Nhà cung cấp
Đối thủ cạnh tranh
Nhu cầu tiêu thụ của thị trường
Chính sách của nhà nước
Việc xác định đúng người cung ứng và nhân viên mua hàng là quan trọng trong việc xây dựng một chính sách mua hàng hiệu quả. Tuy nhiên, để có một chính sách mua hàng thành công, không đơn thuần là kết quả của các hoạt động marketing trong doanh nghiệp. Quan điểm của marketing là đặt khách hàng và thị trường vào trung tâm, nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp chỉ sản xuất và cung cấp những sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng thực sự cần và muốn, không chỉ là những gì doanh nghiệp có sẵn.
Mua hàng đóng vai trò quan trọng không kém phần quan trọng so với quá trình tiêu thụ hàng hóa. Nếu nguyên liệu và sản phẩm đầu vào không đảm bảo chất lượng, thì khó có thể đạt được hiệu quả ở đầu ra. Do đó, các doanh nghiệp cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng quản trị mua hàng.
Nâng cao chất lượng quản trị mua hàng bao gồm việc đưa ra các quyết định chính xác hơn và thực hiện chúng một cách hiệu quả hơn so với trước đây. Các nhà quản trị cần đảm bảo rằng quá trình mua hàng tuân thủ theo chương trình và mục tiêu đã đề ra, đồng thời đảm bảo tính ổn định và phong phú trong việc cung cấp nguyên liệu và hàng hóa cho doanh nghiệp.
Quy trình mua hàng bao gồm các bước như phân tích, lựa chọn và quyết định mua hàng, cụ thể là quyết định mua sản phẩm từ đâu, mua gì, và mua với điều kiện thanh toán như thế nào. Việc không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bước trong quy trình mua hàng là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và bền vững của hoạt động kinh doanh.
