Hỗ trợ các cá nhân thường xuyên tiếp xúc với email có thể quản lý email hiệu quả và dễ dàng hơn, ROSY gửi đến người đọc bài viết giới thiệu về 8 phương pháp quản lý email được nhiều người sử dụng, phù hợp với tất cả email như Gmail hay Microsoft Outlook.
Phương pháp quản lý email hiệu quả
Mặc dù được nhiều người biết đến nhưng email chưa phải là phương tiện giao tiếp toàn năng. Vì thế, bạn không sử dụng email quá thường xuyên mà chỉ nên sử dụng trong các trường hợp dưới đây:
Cần lưu giữ những nội dung liên lạc
Những đối tượng liên lạc không thể gặp trực tiếp hoặc trao đổi qua điện thoại
Vấn đề không quá cấp thiết, không cần trả lời tức thì
Gửi nội dung cùng một lúc cho nhiều người ở những địa điểm khác nhau
Nội dung trao đổi không cần tính liên tục
Cách sử dụng Email đạt hiệu quả
Dành quá nhiều thời gian cho email sẽ làm mất nhiều thời gian cho những việc quan trọng. Để tối ưu hóa thời gian, bạn có thể chia ra các khung giờ check mail thành 3 lần trong ngày. Khung giờ đầu là 10 giờ sáng, lần thứ 2 là 1 giờ chiều và lần thứ 3 là 4 giờ chiều. Mỗi khi check mail, bạn chỉ nên dồn sự tập trung vào mỗi công việc này khoảng thời gian 15 phút. Ngoài ra, bạn cũng có thể dành 30 phút mỗi sáng để check mail, với điều kiện cần tập trung cao độ và dừng việc check mail ngay sau 30 phút.
Ghi nhớ Tiêu đề của mail: Tiêu đề email yêu cầu ngắn gọn, xúc tích và tập trung vào nội dung chính
Mỗi email truyền tải đúng một thông điệp: Không nên đưa quá nhiều thông điệp trong cùng một email.
Xác định câu trả lời bạn mong muốn: Ghi lại những mong muốn mà bạn yêu cầu người nhận phải thực hiện như gọi điện hay phản hồi mail này. Bên cạnh đó, bạn cần để lại thông tin liên lạc cơ bản như: Tên, số điện thoại cá nhân,...
Luôn có lời chúc và chữ ký ở cuối mail: Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt người nhận, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng hơn.
Khi mở hộp thư mail, việc đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra một lượt hộp thư đến. Sau đó, bạn lọc ra những mail không quan trọng bằng cách nhìn vào tiêu đề mail và người gửi mail. Tick hết tất cả các mail đó và xóa ngay lập tức.
Việc xóa các mail không quan trọng giúp hòm mail được gọn gàng hơn. Ngoài ra, còn giúp bạn dễ dàng nhìn thấy các email còn lại và phân loại những email quan trọng cho công việc.
Xóa các email không quan trọng
Số lượng mail tối thiểu của mỗi người sử dụng là 2. Ngoài những mail nhằm mục đích phục vụ công việc ra còn phục vụ các mục đích khác như đăng ký các nền tảng mạng xã hội, nhận thông báo từ một trang web mua sắm hay đơn giản là để trao đổi với bạn bè. Nếu bạn chỉ sử dụng một email sẽ gây hỗn loạn trong hòm mail của bạn, bạn sẽ phải tốn rất nhiều thời gian cho việc dọn dẹp hộp thư gửi đến.
Nếu tính chất công việc của bạn cần thường xuyên gửi mail đến nhiều người, nhiều lần với cùng một nội dung giống nhau, thì có thể trải nghiệm tính năng Google Lab có tên “Canned responses”.
Tính năng bạn có thể tạo mẫu mail và dễ dàng tái sử dụng. Giờ đây, mọi việc đơn giản hơn rất nhiều lần, bạn không cần phải viết lại nội dung hay thực hiện thao tác copy rồi dán khi trả lời email.
Khi bạn dùng mail để đăng ký dịch vụ, sau đó hòm mail của bạn sẽ liên tục nhận những thư điện tử quảng cáo về sản phẩm, dịch vụ và chương trình khuyến mãi. Lúc này, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian tìm những thư rác và xóa chúng.
Bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm email, bạn thử phương pháp phân loại chúng bằng cách gắn tab, label hoặc tạo mục folder mail theo từng loại.
Với phương pháp này, bạn không cần phải tìm kiếm một email bằng cách rà soát các email. Mà chỉ cần tìm theo tên nhãn, tab hoặc chọn vào mục folder, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm và nhanh chóng tìm được email mình cần.
Với chế độ lọc, những mail gửi đến sẽ được sắp xếp tự động vào các thư mục do bạn tạo ra và phân loại dựa trên tiêu đề thư, người gửi,.. những tính năng này sẽ được người dùng thiết lập. Sử dụng chế độ lọc giúp bạn tiết kiệm được thời gian so với cách lọc thủ công. Tính năng này rất phù hợp với người làm quản lý dự án khi phải nhận nhiều mail và quản lý nhiều hạng mục.
Thiết lập chế độ lọc mail gửi đến
Nếu công việc bạn đòi hỏi phải làm việc với nhiều email, sẽ rất tốn thời gian nếu bạn cứ phải lập đi lập lại thao tác sign out rồi sign in vào địa chỉ khác. Bạn có thể tạo một hộp thư duy nhất, nơi đây sẽ nhận email từ tất cả các địa chỉ. Khi cần trả lời mail, bạn chỉ việc chọn địa chỉ mail sender trong danh sách email của bạn.
Nếu công việc của bạn cần thường xuyên làm việc với các đối tác ở những quốc gia với nhiều múi giờ khác nhau cần gửi email tại cùng một thời điểm nhất định, bạn có thể thiết lập chế độ lên lịch tự động gửi mail. Điều này giúp bạn giảm thiểu những vấn đề rắc rối trong công việc. Bạn sẽ không cần phải thức dậy vào đúng khung giờ chỉ để gửi một email, hay phải gửi thủ công hàng trăm email với một nội dung tương tự. Giờ đây, bạn chỉ cần chuẩn bị nội dung cần gửi rồi đặt chế độ hẹn giờ gửi, sau đó, hệ thống sẽ gửi đến nơi cần gửi vào đúng thời gian bạn đã định sẵn.
Lên lịch tự động gửi mail
