Part number là gì? Nền tảng quản lý vật tư trong doanh nghiệp

1. Part number là gì?

Trong hoạt động sản xuất, việc gọi đúng tên một vật tư, linh kiện hay sản phẩm tưởng chừng đơn giản nhưng lại là nguyên nhân gốc rễ của rất nhiều sai sót vận hành. Đó cũng là lý do khái niệm part number ra đời và trở thành nền tảng trong quản lý sản xuất hiện đại.

Vậy part number là gì? Part number là mã định danh duy nhất được doanh nghiệp sử dụng để nhận diện một loại vật tư, linh kiện, bán thành phẩm hoặc thành phẩm cụ thể. Mỗi part number chỉ đại diện cho một đối tượng duy nhất và không bị trùng lặp trong toàn bộ hệ thống quản lý.

Điểm quan trọng của part number không nằm ở việc nó là một chuỗi ký tự gồm chữ hay số, mà nằm ở việc mọi phòng ban đều hiểu và sử dụng giống nhau. Khi bộ phận mua hàng đặt vật tư, kho tiếp nhận hàng, sản xuất lập kế hoạch hay kế toán tính giá thành, tất cả đều dựa trên cùng một part number. Nếu part number không rõ ràng hoặc bị đặt sai ngay từ đầu, sai lệch sẽ lan truyền xuyên suốt toàn bộ chuỗi vận hành.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng danh mục sản phẩm, số lượng vật tư tăng nhanh và yêu cầu truy xuất nguồn gốc ngày càng cao, việc hiểu đúng part number là gì không còn là kiến thức kỹ thuật đơn thuần mà đã trở thành vấn đề quản trị.

2. Cách part number được xây dựng trong thực tế doanh nghiệp

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng quy tắc part number khác nhau, tùy theo ngành nghề và mô hình sản xuất. Tuy nhiên, các part number hiệu quả đều có điểm chung là có cấu trúc rõ ràng và mang ý nghĩa quản lý.

Thông thường, part number không được tạo ra ngẫu nhiên. Doanh nghiệp sẽ chia mã thành các nhóm thông tin nhất định để khi nhìn vào mã, người sử dụng có thể hình dung được đây là loại vật tư hay sản phẩm gì. 

• Phần đầu của part number thường phản ánh nhóm sản phẩm hoặc loại vật tư, giúp phân biệt giữa nguyên vật liệu, linh kiện hay thành phẩm. 
• Phần tiếp theo mô tả các đặc tính kỹ thuật quan trọng như vật liệu, tiêu chuẩn, kích thước hoặc công nghệ xử lý. 
• Cuối cùng là nhóm ký tự dùng để phân biệt phiên bản, biến thể hoặc mục đích sử dụng.

Cách đặt mã này giúp part number không chỉ phục vụ việc tra cứu mà còn hỗ trợ phân tích dữ liệu về sau. Khi hệ thống có hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn mã, cấu trúc part number rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê, phân loại và mở rộng danh mục sản phẩm mà không phá vỡ logic ban đầu.

Quan trọng hơn, quy tắc đặt part number cần được ban hành chính thức và áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Nếu mỗi bộ phận tự đặt mã theo cách riêng, part number sẽ nhanh chóng mất đi giá trị quản lý vốn có.

Thông thường, các hãng sản xuất đều tuân theo quy tắc chia nhỏ mã số để dễ quản lý:

Thành phần	Ý nghĩa	Ví dụ
Tiền tố (Prefix)	Loại sản phẩm hoặc Nhóm bộ phận chính (động cơ, thân vỏ, điện tử).	XYZ
Thân mã (Body/Core)	Số định danh cụ thể của linh kiện đó.	12345
Hậu tố (Suffix)	Biến thể (màu sắc, kích thước, đời nâng cấp hoặc thị trường).	AB

 

3. Vai trò của part number trong quản lý kho và sản xuất

Khi nhắc đến part number là gì, nhiều doanh nghiệp thường liên tưởng ngay đến quản lý kho. Điều này không sai, nhưng vai trò của part number trong sản xuất còn rộng hơn rất nhiều.

Trong quản lý tồn kho, part number là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng từng loại vật tư. Với các vật tư có hình thức hoặc tên gọi gần giống nhau, part number giúp loại bỏ hoàn toàn nhầm lẫn trong nhập – xuất – tồn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho thực tế, hạn chế thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.

Ở cấp độ sản xuất, part number đóng vai trò kết nối giữa kế hoạch và thực thi. Mỗi lệnh sản xuất đều gắn với các part number cụ thể trong định mức BOM. Nếu part number sai hoặc không thống nhất, kế hoạch sản xuất sẽ lệch ngay từ đầu, kéo theo việc sử dụng sai nguyên vật liệu hoặc phát sinh chi phí không kiểm soát.

Ngoài ra, part number còn là nền tảng cho việc truy xuất nguồn gốc. Trong nhiều ngành như nhôm, thép, cơ khí hay bao bì, doanh nghiệp cần biết chính xác lô nguyên liệu nào đã được sử dụng cho sản phẩm nào, vào thời điểm nào. Khi xảy ra vấn đề chất lượng, part number giúp khoanh vùng nhanh và xử lý chính xác, thay vì phải kiểm tra thủ công từng công đoạn.

4. Part number và mối liên hệ với chuỗi cung ứng

Không chỉ dừng lại ở nội bộ doanh nghiệp, part number còn ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng bên ngoài. Khi doanh nghiệp làm việc với nhiều nhà cung cấp, việc thống nhất part number giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình đặt hàng và giao nhận.

Nếu part number được chuẩn hóa, chỉ cần nhìn vào mã, bộ phận mua hàng có thể biết ngay đây là vật tư dùng cho công đoạn nào, tiêu chuẩn ra sao và có thể thay thế hay không. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh giá nguyên vật liệu biến động và doanh nghiệp cần linh hoạt trong việc lựa chọn nhà cung cấp.

Ngược lại, nếu part number được quản lý rời rạc, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng đặt nhầm vật tư, nhập sai quy cách hoặc không kiểm soát được tính tương thích giữa các linh kiện. Về lâu dài, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và uy tín với khách hàng.

5. Những vấn đề thường gặp khi quản lý part number thủ công

Nhiều doanh nghiệp hiểu khá rõ part number là gì nhưng vẫn quản lý bằng Excel hoặc các công cụ rời rạc. Khi số lượng mã còn ít, cách làm này có thể tạm chấp nhận. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, các hạn chế bắt đầu bộc lộ rõ.

• Tình trạng trùng mã hoặc cùng một vật tư nhưng tồn tại nhiều part number khác nhau. Điều này khiến dữ liệu kho không chính xác, báo cáo sai lệch và gây khó khăn cho việc kiểm soát chi phí. 
• Ngoài ra, việc cập nhật thay đổi kỹ thuật hoặc phiên bản sản phẩm cũng rất khó theo dõi nếu không có hệ thống quản lý vòng đời part number.
• Khi part number được quản lý thủ công, chỉ một vài cá nhân nắm rõ quy tắc đặt mã. Khi nhân sự thay đổi, kiến thức không được chuyển giao đầy đủ sẽ gây gián đoạn vận hành và tăng rủi ro sai sót.

6. Quản lý part number bài bản với hệ thống ERP ROSY

Để giải quyết tận gốc các vấn đề trên, doanh nghiệp cần một nền tảng quản trị tập trung. ERP ROSY hỗ trợ doanh nghiệp quản lý part number một cách hệ thống, từ khâu thiết lập đến vận hành thực tế.

Ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể xây dựng quy tắc đặt part number trực tiếp trên hệ thống ERP. Mỗi part number được tạo ra đều được kiểm soát trùng lặp và tuân theo cấu trúc thống nhất. Điều này giúp dữ liệu luôn sạch và dễ mở rộng khi danh mục sản phẩm tăng lên.

Trên ERP ROSY, part number không tồn tại độc lập mà được liên kết chặt chẽ với BOM, kho, mua hàng và kế toán. Khi một part number thay đổi thông tin kỹ thuật hoặc trạng thái sử dụng, toàn bộ hệ thống sẽ được cập nhật đồng bộ. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một phiên bản dữ liệu khác nhau.

Ngoài ra, ERP ROSY còn hỗ trợ quản lý vòng đời part number, từ lúc tạo mới, sử dụng trong sản xuất cho đến khi ngừng sử dụng. Lịch sử thay đổi được lưu trữ đầy đủ, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất khi cần kiểm tra hoặc đánh giá lại dữ liệu.

Với khả năng tùy chỉnh theo từng ngành sản xuất, ERP ROSY đáp ứng tốt các doanh nghiệp có đặc thù phức tạp như nhôm, thép, cơ khí hay bao bì, nơi số lượng part number lớn và yêu cầu quản lý chi tiết.

Kết luận

Hiểu đúng part number là gì là bước đầu tiên để doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý sản xuất hiệu quả. Tuy nhiên, giá trị thực sự của part number chỉ được phát huy khi doanh nghiệp quản lý nó một cách bài bản, thống nhất và có hệ thống.

Với ERP ROSY, part number không chỉ là mã định danh mà trở thành trung tâm kết nối dữ liệu giữa kho, sản xuất, mua hàng và tài chính. Đây chính là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát vận hành, tối ưu chi phí và sẵn sàng cho quá trình chuyển đổi số bền vững.