Khi bắt đầu một dự án CNTT mới thì không một nhà quản lý dự án nào nghĩ dự án của mình sẽ thất bại. Các nhà quản lý dự án luôn có một sự tự tin nhất định để vạch kế hoạch đưa dự án đi đến thành công. Nhưng trong thực tế thì bạn đã nghe nhiều trên các cộng đồng online về các dự án thất bại. Ở Việt Nam vẫn chưa có một con số thống kê chính xác nào về các dự án CNTT thất bại. Theo một số người làm nghề hiện nay có 7 nguyên nhân hàng đầu gây thất bại cho dự án CNTT.
Đâu là nguyên nhân tạo ra các thất bại đó? Có lẽ cần một cái nhìn sâu sắc hơn vào những nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp chúng ta tránh hoặc giảm nhẹ những thất bại như cách chúng ta đang cố gắng để đưa ra cam kết ở khi nhận dự án.
Tôi quyết định làm một cuộc khảo sát nhỏ với những người bạn, và một số người làm nghề mà tôi quen biết trên các cộng đồng. Một số người đang đảm nhận công việc Business Analyst, nhà quản lý dự án, giám đốc dự án, các IT Manager, các CIO, các CTO, các quản lý của phòng PMO. Và theo họ có 7 nguyên nhân hàng đầu gây ra thất bại cho dự án CNTT mà tôi xin chia sẻ sau đây.
1) Dự án vượt quá ngân sách cho phép
Theo khảo sát, đây là nguyên nhân phổ biến nhất và rất khó khăn. Một dự án vượt quá ngân sách 10% có thể được khách hàng chấp nhận (với những dự án nội bộ thì khách hàng chính là Sponsor). Tuy nhiên, một dự án vượt quá ngân sách trên 50% thì hầu như là một thảm hoạ, có thể không bao giờ được khách hàng chấp nhận.
Vậy làm thế nào để tránh điều này trong dự án của mình? Việc lên kế hoạch để quản lý ngân sách là công việc ưu tiên cao trong giai đoạn lên kế hoạch. Chìa khoá ở đây là bạn cần ưu tiên công việc quản lý ngân sách lên hàng đầu để giám sát ở mỗi tuần làm việc. Hàng tuần thực hiện công việc xem xét, phân tích, và dự báo ngân sách sẽ giúp Business Analyst, Project Manager duy trì ngân sách có thể quản lý được. Điều này không tạo ra cho người chịu trách nhiệm tài chính sự ngạc nhiên khi nhận được thông báo ngân sách bị đội lên 50%.
2) Thời gian phát triển và triển khai dự án vượt ra ngoài lộ trình kế hoạch
Tiếp theo vấn đề thường gặp nhất ở trên – dự án đã đi quá xa so với lộ trình được ghi trong kế hoạch. Có nhiều nguyên nhân gây ra điều này như: công việc không được lên kế hoạch nhưng thực sự có thể thay đổi thứ tự ưu tiên, thay đổi giải pháp, nỗ lực làm việc kém so với ước tính, thành viên tham gia dự án thiếu các kỹ năng để thực hiện công việc đúng thời hạn,… nhiều khi lý do đến từ việc thiếu khai báo trong kế hoạch. Vậy bạn làm gì để các công việc được theo dõi? Nếu nhận ra sự việc quá muộn hoặc hành động khắc phục không kịp thời khi dấu hiệu đầu tiên của một vấn đề lịch trình xảy ra, sau đó có khả năng không điều gì có thể được hoàn thành. Bạn tiếp tục di chuyển về phía trước bởi vì bạn cần phải làm vậy nhưng bạn sẽ gặp nhiều khó khăn để đưa dự án trở lại dòng thời gian thích hợp.
3) Yêu cầu nghiệp vụ của dự án xác định quá kém
Yêu cầu nghiệp vụ là mạch máu của dự án. Yêu cầu tốt, rõ ràng là cơ sở để ước lượng kích thước dự án và ước lượng giá cả, là cơ sở để xây dựng lịch trình, xây dựng các giải pháp phù hợp cho khách hàng, nhận biết thay đổi xảy ra có nằm trong hoặc ngoài phạm vi của dự án, cách tiếp cận đúng để thử nghiệm các giải pháp, và đưa ra các giải pháp đáp ứng yêu cầu người dùng cuối của khách hàng. Nếu yêu cầu được xác định có chất lượng kém, thì sau đó bất kỳ hoặc tất cả các công việc có thể bị bỏ lỡ. Khi điều đó xảy ra, dự án sẽ đối diện với nhiều vấn đề hoặc thách thức, có thể là một số tiền khá đắt để chi trả cho hoạt động re-work.
4) Khách hàng không sẵn sàng để bắt đầu
Đôi khi khách hàng chỉ là không chuẩn bị sẵn sàng để bắt đầu. Điều này xảy ra một lần với tôi khi phân tích kinh doanh và tôi đã làm việc định nghĩa yêu cầu với khách hàng. Họ không sẵn sàng vì họ chưa hiểu rõ các giải pháp tiềm năng để kết nối với chúng tôi về quy trình kinh doanh của họ, cách họ truyền tải các yêu cầu dự án thực tế và một thiết kế chức năng phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Tôi đã phải dừng dự án và xếp lịch đào tạo một số khách hàng.
Tương tự như vậy, đôi khi khách hàng nói rằng họ đã sẵn sàng, nhưng họ vẫn cần có thêm thời gian để thống nhất những yêu cầu nghiệp vụ nhỏ từ phía của họ hoặc thậm chí có một số vấn đề hoàn toàn không liên quan đến các dự án mà đang được nhận để đưa ra độ ưu tiên hàng đầu. Tôi đã chứng kiến điều này nhiều lần trong tư vấn thực tế của tôi với khách hàng mà tôi có cơ hội làm việc. Kết quả cuối cùng là thời gian và nỗ lực và ngân sách bị lãng phí liên quan đến công việc mà về cơ bản sẽ được loại trừ gần như hoàn toàn trong giai đoạn phát triển và triển khai, để lại cho dự án một mớ hỗn độn khi công việc được khởi động lại.
5) Nguồn lực nhân sự phân công vào dự án không đáp ứng như đã yêu cầu
Khi dự án được bắt đầu với một team không đáp ứng so với yêu cầu, đây có thể là một sự việc cực kỳ đau đầu. Khi bạn nhận được sự phân bổ các thành viên tham gia dự án từ tổ chức, bạn nhận ra có một số thành viên không có kỹ năng hoặc kinh nghiệm đáp ứng theo yêu cầu. Để dự án bắt đầu bạn cần có những con người có đủ kỹ năng và kinh nghiệm càng sớm càng tốt. Vậy bạn sẽ làm gì? Có thể bạn yêu cầu thay đổi nhân sự hoặc tiến hành đào tạo họ. Nhưng những việc như vậy luôn tiêu tốn nhiều thời gian và điều này gây ra việc trì hoãn tiến độ của dự án.
6) Ước lượng không chuẩn xác các công việc cần thực hiện
Đây có thể là một vấn đề khá phổ biến. Thông thường, dự toán ban đầu được thực hiện bởi một người quản lý kinh doanh hoặc người kỹ thuật hỗ trợ bán hàng, và thường rất ít có sự tham gia của quản lý dự án, phân tích kinh doanh hoặc các chuyên gia kỹ thuật. Thường họ cho rằng công việc ước tính ban đầu là cơ sở để định giá các nỗ lực. Bạn không thể viết lệnh thay đổi nếu các nỗ lực đã không được phép thay đổi. Kết quả cuối cùng là một dự án đi ra khỏi ngân sách, tuy công việc được thực hiện theo kế hoạch nhưng lại không có đủ thời gian và chi phí để trang trải. Đó cũng là nguyên nhân gây ra sự thất bại của dự án.
7) Các dự án đã không nhận được sự hỗ trợ thích hợp của tổ chức
Các cam kết cho dự án mà không nhận được sự hỗ trợ từ tổ chức thì thật khó có thể duy trì tính khả thi lâu dài. Chi phí và nhân sự sẽ là một vấn đề, và sự tin tưởng của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng nếu như họ ý thức được rằng dự án không có sự hỗ trợ tốt từ lãnh đạo cấp cao của tổ chức chuyển giao. Lý do cho điều này có thể là dự án không phù hợp với năng lực cốt lõi của tổ chức chuyển giao hoặc có thể hướng đang lên kế hoạch cho dự án cam kết tương lai. Dù bằng cách này hay vì lý do gì, dự án đều có khả năng thất bại.
Đây là những lý do hàng đầu cho sự thất bại của dự án từ nhiều đồng nghiệp, những người trong nghề đã tham gia cuộc khảo sát của tôi. Còn nguyên nhân hàng đầu của bạn là gì? Thật thú vị khi nhận được phản hồi của bạn để chúng ta có thể bổ sung vào một danh sách hoàn chỉnh hơn.
Theo APEX
