Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là công việc thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đương nhiên, quá trình này diễn ra đơn giản hay phức tạp phụ thuộc vào nhà quản trị lựa chọn hệ thống kiểm kê. Khác với cách kiểm tra thủ công, ghi chép bằng tay, ROSY mang đến giải pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
6 sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi kiểm kê định kỳ hàng tồn kho
Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là hoạt động kiểm tra thường xuyên về vật tư, hàng hóa trong khoảng thời gian đã được định sẵn, được thực hiện vào cuối kỳ kế toán nhằm xác định trị giá hàng tồn kho hiện thực cũng như vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ. Kết quả dùng để kết chuyển số dư đầu kỳ kế toán và phản ảnh thực tế hàng tồn kho ở cuối kỳ được ghi chép vào sổ kế toán tổng hợp.
Ngoài những yếu tố yêu cầu pháp lý, công việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho mang đến những lợi ích to lớn đối với doanh nghiệp. Cụ thể như, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, các doanh nghiệp hay tập đoàn lớn sẽ không phải tạm dừng hoàn toàn các hoạt động – đây là điểm mà cách kiểm kê truyền thống không thực hiện được. Đây được xem là giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát nhu cầu mua nguyên liệu đầu vào, sản xuất và bán hàng.
Tìm hiểu về khái niệm kiểm kê hàng tồn kho
Khi thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, nhà quản trị sẽ kiểm tra kỹ càng để không bỏ sót bất kỳ hàng hóa, sản phẩm nào trong quy trình sản xuất, vận hành của doanh nghiệp đều này góp phần giúp bộ máy hoạt động trơn tru.
Bên cạnh việc mang đến nhiều lợi ích, song kiểm kê định kỳ hàng tồn kho được xem là quy trình phức tạp và cần tuân thủ nhiều quy định nghiêm ngặt, yêu cầu độ xác cao. Các doanh nghiệp thường áp dụng công nghệ, triển khai các phần mềm quản lý kho ROSY ERP nhằm giúp tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức làm việc của nhân viên.
Rất nhiều người đặt câu hỏi vì sao lãnh đạo các doanh nghiệp lớn luôn chú trọng lựa chọn những giải pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả cao để hạn chế sai lầm đáng tiếc? Câu trả lời đó là bởi hàng tồn kho có giá trị rất lớn, chiếm tới 40 đến 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.
Một khi biến động xảy ra với chỉ tiêu tài chính này, sẽ kéo theo sự chuyển hóa của các loại tài sản khác như: công nợ phải quyết toán, nợ; gây ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
6 sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi kiểm kê định kỳ hàng tồn kho
Dưới đây là 6 sai lầm thường gặp mà doanh nghiệp cần lưu ý khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho định kỳ:
Điều phối công việc kiểm kê cho nhân viên không có chuyên môn và kinh nghiệm trong việc quản lý kho
Không sao lưu dữ liệu ở những lần kiểm kê trước để đối chiếu với tồn kho mới nhất.
Chưa có nguyên tắc, quy trình sắp xếp vật tư hàng hóa cụ thể (bố trí lộn xộn, khuất tầm nhìn)
Không sử dụng công cụ chuyên dụng để kiểm kê định kỳ hàng tồn kho
Không dán nhãn phân loại, truy xuất nguồn gốc ở các nơi lưu trữ, trưng bày đa dạng các mặt hàng
Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho bằng phương pháp thủ công, không sử dụng phần mềm công nghệ để tiết kiệm sức lao động và nâng cao hiệu quả.
Để hạn chế những sai lầm trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo trên mọi công đoạn và các bộ phận liên quan:
Liên hệ với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, thông báo về việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho giảm tần suất nhập – xuất hàng hoá, làm cho khách hàng không hài lòng.
Lập bảng chi tiết về phân công công việc cho nhân sự thực hiện kiểm kê: thủ kho, chủ doanh nghiệp, kế toán, nhà quản trị.
Lên kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho định kỳ từng khu vực theo một thứ tự nhất định trong khoảng thời gian thực.
Tra cứu danh sách hàng tồn kho gần nhất. Tiến hành thanh lý các sản phẩm cận date, loại bỏ mặt hàng kém chất lượng nhằm giảm tải khối lượng công việc khi tiến hành kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.
