Rất ít các nhà quản lý có thể nhìn ra được những loại chi phí ẩn này. Đây là những lãng phí mà các nhà quản lý cần giải quyết triệt để nếu muốn doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
6 loại chi phí ẩn doanh nghiệp khó nhận thấy được
Chi phí ẩn (Hidden cost) là bất kì một chi phí khi phát sinh nhưng không rõ ràng, không cần phải được đệ trình hoặc báo cáo dưới hình thức khoản chi phí riêng biệt.
Sự nổi lên của chi phí ẩn đồng nghĩa với việc nhà quản lý sử dụng nguồn lực chưa được hiệu quả. Chi phí ẩn giống mặt dưới của tảng băng, nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời sẽ kéo theo nhiều gánh nặng khiến doanh thu – lợi nhuận sụt giảm nhanh chóng.
Tìm hiểu về chi phí ẩn
Tổ chức các cuộc họp là hoạt động quen thuộc của mỗi doanh nghiệp, là nơi để các nhân viên ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thông báo một quyết định quan trọng nào đó. Mỗi phút trong cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động của người tham gia thể hiện sự đầu tư vào cuộc họp đó.
Dễ dàng thấy được những cuộc họp không hiệu quả thường liên quan đến việc xử lý các vấn đề phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, bản chất của việc nảy sinh nhiều cuộc họp chính là các quy trình của doanh nghiệp chưa có kế hoạch và định hướng cụ thể.
Chi phí các cuộc họp
Việc nhân viên ở lại văn phòng và tiếp tục làm việc với sự nỗ lực, chăm chỉ và trách nhiệm đây được xem là điều đáng mừng cho các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, những chi phí phục vụ cho việc làm thêm giờ này chính là lãng phí cần phải giảm bớt. Bản chất của việc không đánh giá được nhân viên “làm thêm” hay “làm bù” là do nhà quản trị chưa nắm được hiệu suất hay quy trình làm việc của nhân viên có phù hợp hay không.
Nhân viên làm việc thêm giờ tại văn phòng chưa chắc là điều đáng mừng
Tài nguyên nhàn rỗi nghĩa là chi phí ẩn phổ biến trong bất kỳ một doanh nghiệp, gồm thiết bị và nhân lực. Theo nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong khi đó, nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán và lãng phí
Mặc dù không sử dụng tài nguyên của công ty nhưng chúng được hiểu là một tài sản. Doanh nghiệp vẫn trả công cho nhân viên và chịu tổn thất về mặt chi phí khấu hao bảo dưỡng các thiết bị.
Quy trình nhân sự hiệu quả bao gồm việc tuyển dụng và lựa chọn đúng người vào đúng vị trí. Nếu người quản lý đặt nhân viên vào vị trí không phù hợp với các kỹ năng của họ, sẽ làm giảm hiệu suất làm việc.
Điều quan trọng là các nhà quản trị cần xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên công ty, sau đó đặt họ vào phạm vi công việc sao cho hợp lý. Việc đánh giá nhân viên là cần thiết và cần thực hiện nhanh chóng.
Chi phí dành cho việc sắp xếp không đúng vị trí
Quy trình trong doanh nghiệp là bao gồm các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo thứ tự nhất định, giúp thay đổi yếu tố đầu vào thành kết quả đầu ra. Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, cùng với sự tăng lên của bộ máy nhân sự và lượng công việc của nhân viên.
Nếu những quy trình được không được cải tiến sẽ có rất nhiều thao tác thừa phát sinh, lãng phí nhân sự, xuất hiện xung đột trong các công đoạn,…Đây là nguyên nhân dẫn đến phát sinh chi phí và trở thành chi phí ẩn.
Khi nhắc đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, các nhà lãnh đạo sẽ thường nghĩ đến những việc xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, tiết kiệm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp. Điểm mấu chốt mà nhiều người không nhìn đến đó là bộ phận không có KPI/ OKR, như admin hay back office tại các doanh nghiệp.
Thông thường không có con số đo lường cụ thể cho hiệu quả làm việc của nhân viên (như KPI hay OKR), dẫn đến các vấn đề tiêu cực có thể xảy ra như: Thực hiện công việc chậm trễ làm ảnh hưởng đến các phòng bang khác, từ đó kéo theo lượng lớn chi phí mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.
Đối với một doanh nghiệp những vị trí này đều quan trọng và cần thiết. Tuy nhiên, các công ty chỉ quy định các đầu mục công việc chứ không thiết kế một quy trình làm việc cụ thể cho từng nhiệm vụ. Vì thế, làm phát sinh nhiều loại chi phí ẩn.
