ERP cho doanh nghiệp thương mại: Giải pháp quản trị toàn diện cho bài toán vận hành và tăng trưởng
Key User là gì? Vai trò và tầm quan trọng trong dự án ERP
Chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP? 5 yếu tố doanh nghiệp không thể bỏ qua
Các giai đoạn triển khai ERP: Đâu là giai đoạn quyết định thành bại
Trong nhiều năm đồng hành triển khai ERP cho doanh nghiệp thuộc đa dạng lĩnh vực, ROSY nhận thấy một điều cốt lõi: phần mềm ERP có thể giống nhau, quy trình triển khai có thể tương tự, nhưng kết quả thành công lại phụ thuộc phần lớn vào yếu tố con người. Cụ thể hơn, đó chính là đội ngũ nội bộ được giao nhiệm vụ triển khai ERP tại doanh nghiệp.
Xây dựng đội ngũ triển khai ERP không đơn giản là tập hợp một vài nhân sự để phối hợp với nhà cung cấp. Đây là một quá trình cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng, phân công rõ ràng và đào tạo bài bản. Nếu tổ dự án được tổ chức đúng từ đầu, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí trong suốt quá trình chuyển đổi số.
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chọn người tham gia dự án ERP dựa trên tiêu chí "rảnh việc" hoặc có thời gian hỗ trợ. Trên thực tế, đội ngũ triển khai ERP cần là những nhân sự có kiến thức sâu về quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp, có kinh nghiệm xử lý tình huống và đủ thẩm quyền phản hồi các yêu cầu quan trọng.
Người tham gia dự án phải hiểu rõ thực tế vận hành để có thể đưa ra yêu cầu chính xác cho nhà cung cấp phần mềm. Việc truyền đạt sai lệch ngay từ đầu có thể kéo theo hàng loạt sai sót trong khâu phân tích, thiết kế và triển khai hệ thống.
Một tổ dự án ERP hiệu quả cần được xây dựng với cơ cấu vai trò rõ ràng. Thông thường, các vị trí không thể thiếu bao gồm: trưởng dự án nội bộ (Project Owner), người dùng chủ chốt từng phòng ban (Key User), nhân sự kỹ thuật (IT Support), và đội nhập liệu/chuẩn hóa dữ liệu.
Project Owner đóng vai trò cầu nối giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ tiến độ và ra quyết định cuối cùng đối với các vấn đề phát sinh. Key User là người hiểu nghiệp vụ và thực hiện kiểm thử, đào tạo lại cho bộ phận của mình. Việc phân công không rõ ràng sẽ dễ dẫn đến chồng chéo trách nhiệm, trì hoãn tiến độ hoặc đưa ra các yêu cầu không thống nhất.
Triển khai ERP không thể là công việc phụ được gán thêm ngoài giờ hành chính. Đặc biệt trong 2-3 tháng đầu, tổ dự án cần có lịch làm việc cố định, ưu tiên thời gian cho các buổi họp, kiểm thử hệ thống và xử lý dữ liệu. Việc giảm tải công việc thường nhật là cần thiết để đảm bảo họ đủ thời gian và năng lượng tập trung cho dự án.
Nếu đội ngũ triển khai liên tục bị gián đoạn bởi công việc vận hành, rất khó để hệ thống ERP được thiết lập chuẩn xác và đi vào hoạt động trơn tru. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải triển khai lại từng phần vì nhập liệu sai, không kiểm thử đầy đủ hoặc bỏ sót quy trình quan trọng.
Đào tạo không chỉ bắt đầu khi hệ thống sắp đi vào vận hành. Quá trình đào tạo nên được bắt đầu từ giai đoạn phân tích, để các Key User hiểu cách hoạt động của hệ thống và phản hồi kịp thời về thiết kế.
Đào tạo cũng cần có tính liên tục, bao gồm hướng dẫn sử dụng, tổ chức buổi huấn luyện thử nghiệm, tạo tài liệu nội bộ và duy trì kênh hỗ trợ sau khi go-live. Một hệ thống ERP nếu không được người dùng hiểu và vận hành đúng sẽ nhanh chóng bị từ chối sử dụng hoặc gây ra sai lệch dữ liệu nghiêm trọng.
Tham gia triển khai ERP là một nhiệm vụ áp lực và kéo dài. Doanh nghiệp cần có cơ chế ghi nhận, khuyến khích đội ngũ triển khai bằng các hình thức như thưởng hiệu suất, tuyên dương nội bộ hoặc đề xuất lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng.
Việc công nhận nỗ lực không chỉ giúp duy trì tinh thần trách nhiệm mà còn thúc đẩy sự chủ động, sáng tạo trong quá trình triển khai. Một tổ dự án gắn kết, có động lực và được đánh giá đúng mức sẽ là nền tảng quan trọng để chuyển đổi số thành công.
Xây dựng đội ngũ triển khai ERP là một bài toán chiến lược, không thể xem nhẹ hay làm qua loa. Chỉ khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ về nhân sự, phân công hợp lý và đào tạo bài bản, hệ thống ERP mới có thể vận hành hiệu quả và tạo ra giá trị thật sự.
Tại ROSY, chúng tôi không chỉ là nhà cung cấp phần mềm mà còn là đối tác tư vấn triển khai, đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng đội ngũ, tổ chức quy trình và phát triển hệ thống theo nhu cầu thực tiễn. Một hệ thống mạnh là chưa đủ – cần có con người đủ năng lực để làm chủ và phát triển hệ thống đó bền vững.
Nếu bạn đang chuẩn bị triển khai ERP, hãy bắt đầu từ việc xây dựng một đội ngũ đúng – đủ – và có chiến lược.
Liên hệ ROSY để tư vấn chi tiết:
- Email: office@rosysoft.vn
- Website: https://rosysoft.vn
- Hotline: 0908 743 879 – 0908 743 877
