Phần mềm ERP là một phần mềm lớn tổng quát tất cả các quy trình kinh doanh của Doanh Nghiệp. Dựa vào quy mô và loại hình kinh doanh, giải pháp phần mềm ERP có thể tác động đến mọi bộ phận từ kế toán đến nhân sự tới phân phối sản phẩm và quản lý kho. Mỗi giải pháp đều có những phân hệ cốt lõi là nhóm những tính năng hỗ trợ tập hợp các chức năng kinh doanh.
Các phân hệ trong ERP của các công ty đa quốc gia có nhiều tính năng và phức tạp hơn các tính năng cho các DN vừa và nhỏ, còn các phân hệ được thiết kế cho các DN vừa và nhỏ được đơn giản hóa để phù hợp với yêu cầu của họ. Nhìn chung, khi sử dụng ERP thì có 3 phân hệ sẽ đem đến lợi ích vì chúng thích hợp với hầu hết DN, bất kể quy mô hoặc ngành công nghiệp.
1. Phân hệ tài chính
Là nơi tập hợp tất cả dữ liệu tài chính từ mọi bộ phận trong công ty của bạn. Phân hệ này sẽ xử lý tổng thể việc quản trị kế toán (sổ cái, các khoản phải thu, phải trả), mua hàng, và thanh toán. Ngoài ra, một vài nhà cung cấp gộp chung việc trả lương vào phân hệ tài chính của họ, trong khi số khác thì lại gộp vào phân hệ nhân sự. Mỗi phân hệ quản lý tài chính đều có chút khác biệt, do đó để tìm ra cái nào hợp với chức năng tài chính trong DN của bạn là việc rất quan trọng. Để sử dụng hiệu quả, bạn cần có khả năng tạo những báo cáo sử dụng dữ liệu thời gian thực. Những báo cáo này nên dễ hiểu và thể hiện dữ liệu cho các nhân viên khác nhau trong DN của bạn, Giám đốc tài chính (CFO) phải có cái nhìn chắc chắn về dữ liệu tài chính, không nhất thiết phải giống với cái nhìn mà Kế toán trưởng yêu cầu. Hãy tìm kiếm những báo cáo đa dạng như sổ cái, bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính quý. Ngoài ra, hãy tìm một giải pháp phần mềm ERP có thể xuất dữ liệu để phân tích dưới dạng các nhân viên đều có thể sử dụng, như Microsoft Excel.
2. Phân hệ nhân sự - quản lý mọi mặt về nguồn nhân lực
Trong hệ thống phần mềm ERP, phân hệ nhân sự thường được gọi là quản trị nguồn nhân lực. Được thiết kế nhằm đơn giản hóa các giấy tờ HR và các công việc hành chính như quản lý thời gian, chấm công và phúc lợi cũng như cung cấp cho nhân viên những công cụ tự sử dụng, như một cổng thông tin để nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân của mình. Một vài phân hệ HR cũng có ứng dụng quản lý việc tính lương, đào tạo và tuyển dụng, đảm bảo tuân thủ luật lao động và phân tích nguồn nhân lực.
3. Phân tích kinh doanh thông minh (BI) giúp bạn đưa ra những quyết định tốt và nhanh hơn
Phân hệ phân tích kinh doanh thông minh (BI) cung cấp các phân tích giúp các dữ liệu của bạn trở nên ý nghĩa. BI có thể đem lại cho bạn cái nhìn sâu sắc về hoạt động của DN qua tất cả các bộ phận và tích hợp với những ứng dụng kinh doanh khác của DN như quản trị quan hệ khách hàng (CRM). Việc này đem lại cho bạn cái nhìn thống nhất về tài chính, nhân sự, bán hàng, marketing ... Một phân hệ BI cần hoạt động theo thời gian thực và nó nên cung cấp những cách nhìn được cá nhân hóa dựa trên vai trò của mỗi nhân viên trong DN. Các báo cáo nên linh hoạt để bạn có thể thêm những trường mới khi bạn cần và tạo ra các công thức tùy chỉnh. Bạn cũng cần có khả năng sử dụng đồ thị và biểu đồ, đào sâu (drill-down) vào các báo cáo, sắp xếp, lọc và định dạng dữ liệu. Phân hệ này cũng nên có khả năng tìm kiếm và hỗ trợ kết xuất ra các loại tài liệu đa dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Adobe PDF.
