Sử dụng hệ thống mã vạch để quản lý hàng tồn kho có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp trong nhiều ngành khác nhau. Cùng Phần mềm ERP ROSY tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây về các khái niệm và lợi ích của hệ thống kiểm kê mã vạch.
Mã vạch là biểu diễn dữ liệu quang học mà máy có thể đọc được, có thể được quét để thu thập thông tin nhanh chóng. Các đường màu đen và khoảng trắng quen thuộc mã hóa các số và chữ cái ở định dạng mà máy tính có thể hiểu dễ dàng. Mã vạch tiêu chuẩn phổ biến nhất là UPC-A, mã hóa 12 chữ số.
Nhãn mã vạch được áp dụng cho các sản phẩm bán lẻ, tài sản, tài liệu, v.v. để tự động gán cho chúng một mã nhận dạng duy nhất mà máy tính và thiết bị quét có thể nhận ra. Điều này cho phép theo dõi nhanh chóng việc di chuyển hàng tồn kho, quản lý tài sản , lưu trữ tài liệu và các ứng dụng khác.
Hệ thống kiểm kê mã vạch thường được sử dụng phổ biến nhất trong quản lý tồn kho, kết hợp máy quét với phần mềm quản lý. Nó liên kết các mã vạch duy nhất với từng mặt hàng tồn kho, vị trí và thùng. Nhân viên sử dụng máy quét cầm tay hoặc cố định để đọc các mã vạch này trong các quy trình chính như nhận, gửi đi, lấy hàng và vận chuyển. Phần mềm mã vạch ghi lại mỗi lần quét vào cơ sở dữ liệu để theo dõi luồng hàng tồn kho.
Chức năng bổ sung có thể bao gồm ghi nhãn và in mã vạch, phân tích và giao tiếp với các hệ thống Thương mại điện tử. Với chức năng quét mã vạch nhất quán, doanh nghiệp có được khả năng hiển thị đầy đủ về hoạt động tồn kho trong thời gian thực, giảm thiểu lỗi do nhập dữ liệu thủ công.
Hệ thống mã vạch trở thành một khoản đầu tư vô giá đối với nhiều công ty khi đem lại rất nhiều lợi ích trong quản lý sản xuất tồn kho, cụ thể:
Một trong những lợi ích lớn nhất của hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch là độ chính xác được cải thiện. Mã vạch cho phép bạn theo dõi chính xác các sản phẩm ra vào kho hoặc địa điểm bán lẻ của bạn. Quét mã vạch giúp loại bỏ lỗi của con người xảy ra khi nhập dữ liệu thủ công, dẫn đến ít sai sót hơn trong hồ sơ.
Máy quét mã vạch cũng có thể tăng đáng kể tốc độ của quá trình kiểm kê như đếm, lấy hàng, nhận và vận chuyển. Công nhân có thể nhanh chóng quét mã vạch trên các mặt hàng thay vì nhập ID hoặc mô tả sản phẩm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho quá trình hoàn tất đơn hàng và nhập kho.
Độ chính xác và hiệu quả cao hơn do mã vạch mang lại giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho nhiều doanh nghiệp. Giảm sai sót sẽ ngăn ngừa tổn thất do gửi sai đơn đặt hàng hoặc duy trì hàng tồn kho không phù hợp. Những sai lầm tối thiểu cũng có nghĩa là tốn ít thời gian và công sức hơn để sửa chữa.
Hệ thống mã vạch cho phép tổ chức hàng tồn kho và địa điểm tốt hơn. Mỗi sản phẩm có thể được gán một mã vạch duy nhất tương ứng với số ID và mô tả của nó. Mã vạch được áp dụng cho thùng, kệ hoặc khu vực lưu trữ khác giúp theo dõi vị trí hàng tồn kho.
Công nhân có thể quét các mã vạch này trong quá trình cất và lấy hàng để quản lý bố cục tốt hơn. Hàng tồn kho được sắp xếp hợp lý giúp nhân viên dễ dàng nhanh chóng tìm thấy sản phẩm khi cần để thực hiện đơn hàng hoặc bổ sung hàng. Tổ chức có hệ thống là chìa khóa cho quy trình làm việc hiệu quả.
Các số liệu về số lượng hàng tồn kho, mức bán hàng, tỷ lệ doanh thu, xu hướng mua hàng, lượt mua hàng của khách hàng và các KPI khác giúp tối ưu hóa hoạt động. Phân tích cho phép bạn phát hiện các mặt hàng bán chạy nhất, mẫu theo mùa, mặt hàng bán chậm, v.v. để điều chỉnh hoạt động mua hàng và tiếp thị một cách phù hợp.
Hệ thống quét mã vạch thường có thể được tích hợp với hệ thống quản lý kho (WMS) để đồng bộ hóa dữ liệu trong suốt quá trình vận hành. Khi quét mã vạch, WMS sẽ tự động cập nhật hồ sơ hàng tồn kho, trạng thái thực hiện đơn hàng, vị trí sản phẩm và các thông tin quan trọng khác.
Mã vạch cho phép quản lý tự động tất cả tài sản của doanh nghiệp – không chỉ hàng tồn kho. Điều này cung cấp khả năng hiển thị đầy đủ và giúp tối đa hóa việc sử dụng tài sản trong toàn tổ chức. Người quản lý có thể chạy báo cáo để xem trạng thái và chuyển động của từng hạng mục.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch bao gồm UPC và SKU, là những mã nhận dạng được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho nhưng phục vụ các mục đích khác nhau.
UPC là viết tắt của Mã sản phẩm phổ quát. UPC là mã vạch 12 chữ số thường được nhà sản xuất in trên bao bì sản phẩm. UPC xác định duy nhất một sản phẩm tiêu dùng cụ thể và chứa thông tin về nhà sản xuất và sản phẩm. UPC cho phép các cửa hàng quét các mặt hàng khi thanh toán và theo dõi chúng để sắp xếp lại và quản lý hàng tồn kho.
SKU là viết tắt của Đơn vị lưu kho. SKU là mã ID được nhà bán lẻ hoặc nhà cung cấp gán cho từng mẫu mã sản phẩm duy nhất, chứ không phải nhà sản xuất. SKU xác định các thuộc tính sản phẩm như kích thước, màu sắc, kiểu dáng, v.v. Ví dụ: một chiếc áo phông có UPC 123456789012 có thể có SKU cho Xanh lam nhỏ, Xanh lam trung bình, Đỏ lớn, v.v. SKU cho phép nhà bán lẻ theo dõi các biến thể sản phẩm riêng lẻ trong kho của họ hệ thống ngay cả khi chúng có cùng UPC.
Trong khi UPC chỉ phân biệt sản phẩm ở cấp độ nhà sản xuất thì SKU cho phép nhà bán lẻ theo dõi chi tiết hàng tồn kho như màu sắc và kích thước. Hệ thống kiểm kê mã vạch cần SKU chứ không phải UPC để theo dõi và quản lý hàng tồn kho chi tiết cho tất cả các biến thể sản phẩm. Vì vậy, trong khi UPC xác định sản phẩm trên toàn cầu thì SKU cung cấp cho nhà bán lẻ và nhà phân phối quyền kiểm soát hàng tồn kho nội bộ tại mỗi địa điểm bằng cách theo dõi các mặt hàng duy nhất mà họ bán.
