Quản lý hàng tồn kho

Quản lý Hàng tồn kho và việc làm sao cung ứng hàng hoá vật tư Đúng – Đủ - Kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh là một trong những bài toán khó đặt ra cho các nhà quản trị. Hiểu được điều đó, Các kỹ sư phần mềm của Cty Phần mềm ROSY đã nghiên cứu phát triển phần mềm quản lý hàng tồn kho theo hướng chuyên sâu phù hợp với từng lĩnh vực ngành nghề, để cung cấp cho nhà quản trị những công cụ quản lý đắc lực.

Bên cạnh việc ra đời của hàng loạt các thiết bị phần cứng như máy in Barcode, trạm cân, thiết bị kiểm kho, Camera,…., Phần mềm ROSY cũng đã xây dựng các cơ chế kết nối trực tiếp với các thiết bị này để xử lý, phân tích dữ liệu, đưa ra các thông tin tồn kho chính xác, kịp thời, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc lập các dự báo bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đặt hàng, tránh tình trạng mất năng lực sản xuất do thiếu hụt hàng, hoặc không biết được thông tin tồn kho theo thời gian thực, cũng như không biết được hàng nào khách hàng đã đặt nhưng chưa giao.

(Quy trình tổng quan về quản lý hàng tồn kho)

Các tính năng của giải pháp quản lý Hàng tồn Kho:

Quản lý tồn kho thực tế:

Quản lý Nhập – Xuất tồn kho thực tế. Thông thường bên cạnh việc chia các kho vật lý bên ngoài để thuận tiện cho việc Nhập – Xuất hàng, Trên phần mềm sẽ chia làm nhiều mã kho, để dễ quản lý thông tin và truy xuất dữ liệu hàng tồn kho, bao gồm các kho:Kho Nguyên vật liệu, Kho hàng hoá, Kho công cụ dụng cụ, Kho Bán thành phẩm, Kho thành phẩm

Mỗi loại kho bên trên đều có phát sinh nhập kho – xuất kho:

• Phiếu nhập mua NVL, CCDC, hàng hoá: Cho phép kế thừa từ Đơn hàng mua
• Phiếu nhập kho NVL-barcode: Cho phép tạo barcode, quét barcode để nhập kho
• Phiếu nhập kho BTP, TP: cho phép tạo barcode, quét barcode để nhập kho
• Phiếu xuất NVL đi sản xuất: Cho phép kế thừa Lệnh cấp phát vật tư sản xuất hoặc kế thừa Định mức để xuất vật tư đi sản xuất.
• Phiếu xuất, phiếu giao hàng – barcode: Cho phép quét barcode để xuất hàng hoá, vật tư.
• Phiếu luân chuyển kho: Ghi nhận giảm lượng tồn kho chuyển đi – Tăng lượng tồn kho trên Kho nhận.

(Quy trình nhập xuất NVL đi sản xuất)

   Quản lý kho giữ hàng.

• Kho giữ hàng là dữ liệu được căn cứ vào đơn hàng được duyệt đủ điều kiện giữ hàng. Kho giữ hàng thông thường phục vụ cho bộ phận Sale check lượng hàng tồn thực tế và lượng tồn kho khả dụng có thể bán.
• Kho giữ hàng thực tế là kho ảo, không chứa hàng, nên không cần làm phiếu nhập, phiếu xuất và không có giá vốn.
• Các thông tin trên kho giữ hàng bao gồm: Mã SP | Khách hàng đã đặt | Nhân viên kinh doanh đã đặt | Số lượng đặt | Số lượng đã xuất | Số lượng chưa xuất
• Khi hàng được giao (Khi lập phiếu giao hàng), số lượng hàng trên kho giữ hàng sẽ giảm

   Quản lý kho hàng đã đặt nhưng chưa giao và kế hoạch giao hàng của NCC.

• Kho hàng đặt là dữ liệu căn cứ vào đơn hàng mua đã được duyệt, đã có lịch dự kiến giao hàng.
• Cũng như Kho giữ hàng, hàng đặt hàng thực tế là kho ảo, không chứa hàng, nên không cần làm phiếu nhập, phiếu xuất và không có giá vốn.
• Thông tin trên kho đặt hàng bao gồm: Mã Vật tư, SP | Mã NCC | Ngày dự kiến hàng về
• Kho đặt hàng sẽ giảm số lượng khi hàng được nhập về kho.

   Quản lý kho hàng gửi ra ngoài gia công:

• Thông tin theo dõi nhập xuất tồn Hàng gia công bao gồm: Khách hàng | Mã hàng | Số lượng gửi | Số lượng nhận.

   Kiểm kê hàng tồn kho: Có thể kiểm kê thủ công hoặc kiểm kê bằng thiết bị kiểm kho. Phần mềm cho phép cập nhật dữ liệu kiểm kê làm số dư tồn kho.

Các tính năng tích hợp trong giải pháp quản lý kho:

• Quản lý kho theo vị trí: Theo kệ, vị trí kho, Pallet
• Quản lý hạn sử dụng: Quản lý lô, date
• Quản lý Kho kết nối các thiết bị: Barcode, thiết bị nhập xuất di động, trạm cân…
• Đề xuất kệ trống, pallet trống, vị trí trống trong khi lập phiếu nhập kho
• Phân tích và cảnh báo mức tồn kho an toàn
• Phân tích tuổi tồn kho và cảnh báo hàng hoá chậm luân chuyển

(Báo cáo tồn kho theo kỳ hạn)

• Tính giá vốn HTK
• Hạch toán HTK
• Các tiện ích: Kiểm tra tồn kho tại giao diện lập đơn hàng, phiếu nhập, phiếu xuất.
• Hệ thống nhắc nhở, cảnh báo hàng tồn kho:
• Tồn kho tức thời
• Hàng tồn dưới mức tối thiểu
• Hàng tồn vượt mức tối đa
• Hàng hoá chậm luân chuyển trên 3 tháng

Ngoài bộ phận kho, Quản trị hàng tồn kho còn được tác nghiệp với các phòng ban khác trong công ty như kế toán, mua hàng, bán hàng cùng ban lãnh đạo để có thể kiểm tra hàng tồn, giữ hàng, kiểm kê, tính giá vốn, lên kế hoạch mua hàng sao cho hợp lý .

Quản lý kho là công việc quan trọng của mỗi doanh nghiệp để có thể dự trữ hàng cho sản xuất, bán hàng và kiểm soát hàng hóa trong kho. Việc ứng dụng phần mềm thay thế cho ghi chép số liệu thủ công hỗ trợ doanh nghiệp giảm thời gian và sai sót trong thao tác nhập liệu, đáp ứng được mục đích luân chuyển hàng hóa,  làm giảm chi phí hoạt động, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty.